Дипломная работа: Оформление кратких и полных протоколов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОФОРМЛЕНИЕ КРАТКИХ И ПОЛНЫХ ПРОТОКОЛОВ

1.1 Виды протоколов

1.2 Требования к оформлению текста протоколов

1.3 Организация проведения совещаний

1.4 Общие вопросы подготовки совещания

1.5 Подготовка секретаря к совещанию

1.6 Основные правила проведения совещания

1.7 Проведение оперативного совещания

1.8 Проведение планового совещания

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллег федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных др.).

Цели и задачи дипломной работы: описать правила оформления полных и кратких протоколов, требования к подготовке, организации и проведению совещаний.

При написании дипломной работы использовалась следующая литература:

Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков К", 2004. – 560 с.

Книга содержит информацию, необходимую для секретарей: о взаимоотношениях с руководителем и сотрудниками; о методике работы с источниками информации; о правилах составления документов по действующему стандарту.

Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала "Справочник секретаря офис-менеджера", 1-2003).

В данной книге изложены общие правила оформления документов в соответствии с этим ГОСТом. Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями ∕ Е.А. Лопатникова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 319 с.

Настоящее издание представляет собой практическое пособие по составлению и оформлению документов организации. В него включены образцы документов, отвечающие требованиям, которые установлены нормативными правовыми актами: Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденному постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, и др.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.: ил. – (Серия "Современный офис-менеджмент").

Книга поможет правильно и быстро организовать работу секретаря. Материал изложен четко и последовательно, с опорой на действующие нормативные и методические документы, доступным и ясным языком.

1. ОФОРМЛЕНИЕ КРАТКИХ И ПОЛНЫХ ПРОТОКОЛОВ

1.1 Виды протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступавших в прениях, и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо. Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, вводная часть текста (состав присутствующих), повестка дня, текст, личная подпись председателя, личная подпись секретаря. Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

1.2 Требования к оформлению текста протоколов

Текст состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика – в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут – "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

В практике применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дата заседания, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

1.3 Организация проведения совещаний

Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа которого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по инициативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и рядовые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей руководства.

Существует ряд общих правил проведения любых собраний, независимо от поводов, по которым они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.

1. Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать.

2. Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.

3. Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.

4. Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи при этом не перебивали.

Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся. Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и "наказывать" их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.

Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы участники могли выпить чашку чаю или кофе. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв, организаторам следует позаботься о том, чтобы участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания.

Кто-то из сотрудников, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний. В зависимости от служебных обязанностей тех сотрудников, кому это поручено, они могут либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв, и предложить присутствующим приступить к трапезе. По завершении ланча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.

Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязанность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашающий или же расходы будут поделены поровну. При этом предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает провести деловую беседу в спокойной обстановке.

Поскольку во время обеда рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются.

Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегам вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.

Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время – чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.

Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое: председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.

Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно" или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию – им следует в ответ поблагодарить хозяина за прием и откланяться.

В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствует и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтут, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы…" или "В результате мы пришли к выводу, что действовать надо так…".

Страницы: 1, 2, 3