После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

1.4 Общие вопросы подготовки совещания

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту:

1. На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2. На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3. Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4. Основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5. Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6. Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8. Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9. Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря-референта обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Как и любое другое деловое мероприятие, совещание под началом или при участии руководителя характеризуется несколькими основными показателями, имеющими крайне важное значение для успеха его организации.

К таким показателям относятся:

– время начала совещания;

– тема (повестка дня) совещания;

– место проведения совещания;

– продолжительность совещания;

– состав участников совещания.

Приступая к работе по подготовке совещания, секретарь должен иметь в своем распоряжении соответствующие данные.

Как правило, он получает их непосредственно от руководителя, а в том случае, если инициатором совещания выступает иное должностное лицо (например, один из бизнес-партнёров шефа), - из внешних источников (по телефону, факсу, электронной почте, в форме телефонограммы, факсограммы, приглашения и т. п.).

Получив информацию о предстоящем совещании, секретарь обязан:

1) убедиться в достоверности содержания полученной информации (например, в ходе телефонного разговора повторить собеседнику все записанные данные и попросить подтвердить их правильность);

2) Зафиксировать полученную информацию в рабочем журнале;

3) оповестить о порядке проведения совещания всех приглашенных по телефону ли при помощи письменных приглашений.

Если совещание проводит не руководитель, то его оповещают о совещании в первую очередь, уточнив при этом, будут ли дополнительные указания по порядку подготовки к его проведению.

Из содержания дополнительных указаний руководителя секретарь-референт должен уяснить:

1) круг должностных лиц, привлекаемых к работе совещания. Если руководитель не предполагает участвовать в совещании лично, следует уточнить, кто и с какими полномочиям будет представлять его на совещании.

Не оповещенных на момент доклада должностных лиц секретарь по окончании разговора с руководителем незамедлительно оповещает письменно, а также в ходе личной встречи или по телефону (это касается подчиненных руководителя);

2) общий порядок проведения совещания. На основе полученных указаний секретарь разрабатывает и представляет руководителю (в назначенное им время) план (программу) совещания, а при необходимости и план подготовки совещания.

Программу совещания, которое организует сторонняя организация, секретарь представляет руководителю с получением последней по почте;

3) состав информационных материалов, необходимых руководителю для подготовки и участия в совещании. Как правило, такими материалами являются справочные материалы по теме совещания, с которым руководитель ознакомился заблаговременно, а также текст выступления (доклада) руководителя.

При организации крупных совещаний на секретаря руководителя возлагаются только обязанности по обеспечению участия в его работе руководителя, а также контроль за подготовкой основных мероприятий совещания.

В процессе подготовки совещания секретарю руководителя следует уделить особое внимание контролю за выполнением следующих мероприятий.

1. Организационное обеспечение совещания (подготовка помещения – уборка, расстановка мебели, подключение технических средств организации работы, обеспечение рабочих мест участников совещания всем необходимым, включая письменные принадлежности, минеральную воду, пепельницы и т. п.).

2. Информационное обеспечение совещания (регистрационные списки участников, информационные, в том числе демонстрационные, материалы, ведение стенограммы и протокола совещания).

3. Материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение участников, расстановка автотранспорта участников, обеспечение участников билетами на общественный транспорт, обеспечение питания, проживания и досуга участников).

Непосредственно перед началом работы совещания, проводимого руководителем, секретарь обязан убедиться:

1)в готовности к совещанию основного помещения, а также вспомогательных помещений (туалетных и курительных комнат, буфета, пресс-центра и т. п.);

2)в сборе участников совещания, иметь достоверную информацию о присутствии (отсутствии) ключевых фигур совещания (докладчиков, содокладчиков и прочих), а также об изменениях в программе совещания;

3)в обеспечении рабочих мест участников совещания всем необходимым для работы;

4)в присутствии на рабочем месте секретаря-стенографистки, фотографа, сотрудника службы безопасности, помощника руководителя, а также других лиц, непосредственно обеспечивающих работу совещания;

5)что руководитель имеет при себе все необходимое для проведения совещания (информационные материалы, канцелярские принадлежности, средства оргтехник, оперативной связи);

6)что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания полностью выполнены отданные указания.

1.5 Подготовка секретаря к совещанию

Не исключено, что руководитель предложит секретарю участвовать в совещании в качестве своего помощника, оператора технических средств демонстрации информационных материалов или стенографистки.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего на секретаря руководителя возлагают обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания.

Для выполнения протокольных обязанностей секретарю на кануне совещания целесообразно провести личную подготовку к участию в его работе, предусмотрев при этом следующее.

1. На период участия в совещании оставить за "себя" в офисе любого подготовленного сотрудника для временного исполнения текущих обязанностей секретаря руководителя.

         Если такого сотрудника нет, необходимо перед убытием на совещание перевести технические средства организации работы офиса в дежурный режим ("на прием").

2. Убедиться, что участие в совещании не приведет к срыву других мероприятий дня.

3. Подготовить рабочий план совещания.

4. Подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования.

5. Подготовить бланк протокола.

Кроме того, накануне участия в совещании секретарю следует с особой тщательностью позаботиться о своем внешнем виде.

1.6 Основные правила проведения совещания

Повышению эффективности совещаний в значительной степени способствует его четкая регламентация, т. е. проведение его в соответствии с четкими правилами.

Под регламентом следует понимать порядок совещания, которого его участники неукоснительно придерживаются после того, как примут его в качестве организационной основы совещания. В связи с этим – несколько рекомендаций секретарю о том, как не только грамотно сформулировать регламент, но и соблюсти его в процессе совещания.

Важнейшими элементами регламента являются:

1. Временные показатели совещания и его отдельных элементов (доклад, дискуссия, перерывы и т. п.);

2. Основные процедуры совещания (выступление, обсуждение выступления, выработка решения, порядок голосования при принятии решения, порядок информирования участников по ходу совещания и т. п.);

3. Должностные лица совещания (председатель, секретарь, счетная комиссия и т. п.);

Для установления регламента следует определиться с:

– последовательностью обсуждения вопросов, вынесенных на совещание (в рамках объявленной темы);

– продолжительностью основного выступления (доклада и, при необходимости, содокладов);

– продолжительностью выступлений в ходе дискуссии;

– продолжительностью совещаний, а также продолжительностью его отдельных частей и перерывов между ними;

– порядком принятия решения при голосовании (формой голосования, формой большинства при голосовании, возможностью вынесения особого мнения).

Что касается должностных лиц совещания, то они либо назначаются заранее, либо определяются непосредственно на совещании в ходе голосования или по решению организатора совещания.

Практика показывает, что оптимальным регламентом обычного (планового) совещания под эгидой руководителя является следующий:

– общая продолжительность совещания – приблизительно 45-50 мин. (проводится без перерыва);

– продолжительность вводной части совещания – до 5 мин.;

– продолжительность основного выступления – примерно 5-10 мин.;

– продолжительность выступлений в ходе обсуждения –около 1-3 мин.;

– продолжительность заключительного слова руководителя – до 3 мин.;

– время для справок, объявлений в конце совещания – до 3 мин.;

Ведет совещание руководитель (один из его заместителей, если руководитель делает основное выступление).

Ведение стенограммы и оформление протокола совещания поручается секретарю или (по решению руководителя совещания) другому должностному лицу из числа участников совещания.

Для повышения эффективности совещаний можно воспользоваться следующими советами.

1. Совещание должно быть начато и окончено в точно обозначенное в плане время. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам совещания секретарь может пригласить заинтересованных участников встретиться через 5-10 мнут после окончания совещания в удобном для них месте.

2. Не отступайте ни на шаг от регламента и темы совещания. Корректно напоминайте участникам о необходимости соблюдать решения, которые они сами же выработали несколько минут назад. "Закругляйте" слишком разговорчивых, охлаждайте пыл не в меру разгорячившихся, регулируйте очередность выступлений.

3. С первой и до последней минуты следите за ведением стенограммы (аудиозаписи) совещания. По окончании работы совещания экспресс-протокол (решение совещания по главному вопросу повестки дня) должен быть готов через 15-30 мнут, а его копии переданы участникам совещания (их представителям)

Рассылку заинтересованным сторонам полных "версий" протокола следует выполнить не позднее следующего рабочего дня, используя для этого факсимильную или электронную почту.

4. При выработке решений дайте слово специалистам (экспертам, юристам, финансистам, аналитикам т. п.). Их мнение должно быть известно участникам совещания до того, как будет принято окончательное решение.

5. Важнейшим результатом совещания является его документированный итог – протокол решение и т. п. За выполнением наиболее важных пунктов решения совещания должен быть организован контроль.

Секретарю полезно анализировать опыт участия в подготовке и проведении совещаний. Этому способствует, во-первых, разбор состоявшихся совещаний с руководителем (к примеру, в конце того же рабочего дня).

Во-вторых, обмен мнениями с участниками совещания по вопросам его подготовки и проведения и, в-третьих, формирование особого "банка данных", в котором будут накапливаться наиболее ценные материалы, повышающие эффективность последующих совещаний (формы и бланки документов, примеры текстов, информация о полезных контактах и т. п.)

Все это, несомненно, позволит секретарю предотвратить ошибки при подготовке и проведении совещаний, повысить их эффективность.

1.7 Проведение оперативного совещания

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.

Страницы: 1, 2, 3