Каталог Рефератов - Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

	Информационно-образоательный портал
	Рефераты, курсовые, дипломы, научные работы,



МЕНЮ\|

поиск

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

РЕФЕРАТ

По Дисциплине

Информационные технологии управления

Тема: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Выполнила: студентка V курса

Заочного отделения

Финансово-эконом. факультета

МОСКВА

2006г.

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение

1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности».

2. Основные требования к оформлению управленческих документов.

3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов.

4.Понятие «документооборот» и его организация.

Заключение

Литература

Введение

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту.

Документы используются в различных областях деятельно-сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни-ком, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик-сации и передачи управленческих решений.

1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности».

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми-ну «документационное обеспечение управления», который во-шел в научный оборот более 10 лет назад.

Документоведение -- научная дисциплина, изучающая зако-номерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой докумен-тов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следователь-но, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, -- деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов -- более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или до-кументирование, т. е. запись информации на бумаге или ином но-сителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном язы-ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -- документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ -- это тра-диционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документи-рования. Ими могут быть:

· простые орудия (ручки, карандаши и др.);

· механические и электромеханические средства (пишущие ма-шины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

· компьютерная техника.

Результатом документирования является документ -- зафик-сированная на материальном носителе информация с реквизита-ми, позволяющими ее идентифицировать. Носитель -- это мате-риальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Документы являются основными носителями управленчес-кой, научной, технической, статистической и иной информа-ции. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свой-ство и позволяет отличать документы от других источников ин-формации -- книг, газет, журналов и др., содержащих перера-ботанную, вторичную информацию.

Любой документ является элементом системы документации бо-лее высокого уровня. Под системой документации понимается сово-купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде-ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной клас-сификации систем документации, видов и разновидностей докумен-тов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, со-зданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес-кие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управ-ляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной орга-низации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

* организационно-правовая документация;

* плановая документация;

* распорядительная документация;

* информационно-справочная и справочно-аналитическая до-кументация;

* отчетная документация;

* договорная документация;

* документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

* документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

* документация по материально-техническому обеспечению;

* документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;

* документация по основной деятельности учреждения, орга-низации или предприятия, например, на производственном пред-приятии -- это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении -- медицинская документация (медицинские карты, страховые доку-менты и др.), в вузе -- документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, свя-заны единством целевого назначения и в комплексе обеспечива-ют документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами -- это организация доку-ментооборота учреждения, хранение документов и их использо-вание в текущей деятельности.

Документооборот -- это совокупность взаимосвязанных проце-дур, обеспечивающих движение документов в учреждении с мо-мента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборо-та все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, ис-14

ходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотоком понимается совокупность документов, вы-полняющих определенное целевое назначение в процессе доку-ментооборота.

Одна из важнейших функций в организации работы с доку-ментами -- учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -- записью учетных данных о документе по уста-новленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регист-рация позволяет осуществлять контроль за исполнением докумен-тов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов -- это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь-зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране-ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня-тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел -- системати-зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз-водстве учреждения, расположенных в определенной последова-тельности с указанием сроков их хранения, а дело -- это сово-купность документов (или документ), относящихся к одному воп-росу, помещенных в отдельную обложку.

2. Основные требования к оформлению управленческих документов.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас-положенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множе-ства документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр уста-новлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до-кументирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви-зитов изложены в двух нормативных актах -- Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти макси-мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку-ментов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них -- взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек-визитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующим:

01 -- Государственный герб Российской Федерации;

02 -- герб субъекта Российской Федерации;

03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -- код организации;

05 -- код формы документа;

06 -- наименование организации;

07 -- справочные данные об организации;

08 -- наименование вида документа;

09 -- дата документа;

10 -- регистрационный номер документа;

11 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 -- место составления или издания документа;

13 -- гриф ограничения доступа к документу;

14 -- адресат;

15 -- гриф утверждения документа;

16 -- резолюция;

17 -- заголовок к тексту;

18 -- отметка о контроле;

19 -- текст документа;

20 -- отметка о наличии приложения;

21 -- подпись;

22 -- гриф согласования документа;

23 -- визы согласования документа;

24 -- печать;

25 -- отметка о заверении копии;

26 -- отметка об исполнителе;

27 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 -- отметка о поступлении документа в организации;

29 -- отметка для автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на доку-ментах министерств, ведомств, а также органов суда, прокурату-ры, арбитража, органов народовластия, высших органов управле-ния и др.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на блан-ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации. В этом случае целесообразно указывать на планке документа также наименование государства -- Российская Федерация.

Эмблема организаций (03) -- это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск докумен-та, не допускается заменять эмблемой наименование предприя-тия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы опреде-ляются руководством организации. Эмблема должна быть заре-гистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разре-шение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гер-бов на бланках организации.

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее -- типографским способом.

Страницы: 1, 2

© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент.