|
|
| Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности |
|
Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответство-вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до-кументации. Этот реквизит вносится при составлении конкретно-го документа. Наименование организации (06), являющейся автором доку-мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи-менования даются в именительном падеже. Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено. Наименование вида документа (08) является одним из важ-нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетен-ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех до-кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство-вать ГСДОУ, ОКУД. Дата документа (09) является одним из основных реквизи-тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку-мента является дата его подписания или утверждения, для прото-кола -- дата проведения заседания. Если авторами документа яв-ляются несколько организаций, то датой документа является наи-более поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа (10) -- это условное обозна-чение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, при-казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера докумен-та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен-та регламентируются внутренними инструкциями. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про-ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Место составления или издания документа (12) обязательно ука-зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви-зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга-низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до-кументах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления. Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распростране-ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию. Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен-тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек-визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку-мент возвращается отправителю. Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди-тельных документах и на документах, которые утверждаются ком-петентными органами или должностными лицами. В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос-ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предва-рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол-жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо-вок должен грамматически согласовываться с названием вида до-кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поруче-нию руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда-шом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка. Текст документа (19) составляется на русском или националь-ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера-ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под-писью, содержит список приложений или указание на их количество. Подпись (21) -- это один из основных способов удостовере-ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со-держание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр до-кумента В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Визы (23) -- реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации. Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра-ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства-ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа. Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи-менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич-ной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне-ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа-ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку-мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа. Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз-можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку-мента, его входящий регистрационный номер. Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные. 3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име-ющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифициро-ваны и стандартизированы. Унификация однотипных управленческих документов заклю-чается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация -- это форма юридического закрепления ре-зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва-ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод-ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле-нию управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен-тации. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления». Основная цель унификации и стандартизации -- создание таких форм документов, применение которых будет экономи-чески эффективно, повысит общую культуру управления. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:· термины и определения, используемые при работе с управлен-ческой информацией;· организационные структуры организаций, учреждений и пред-приятий;· управленческие функции;· управленческая документация. Документы давно стали объектами унификации и стандарти-зации. В СССР первые стандарты появились в 1929--1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра-боте привлечены все ведущие министерства и ведомства. В работе по унификации документов, в частности внешнетор-говых, принимают участие более десяти международных органи-заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев-ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга-низация стандартизации (ИСО) и др.Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компью-терных технологий. Унификация управленческих документов предполагает уни-фикацию состава документов, создаваемых при решении управ-ленческих задач, и форм документов. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до-статочных для решения управленческих задач. В результате унифи-кации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и со-став документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреп-лении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен-тов, и установлении единых требований к их составлению и офор-млению. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель-ности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя-емых в деятельности организации.4.Понятие «документооборот»и его организация. Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро-вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. Документооборот можно разделить на следующие этапы:* экспедиционная обработка документов, поступающих в орга-низацию;* предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;* организация рационального движения документов внутри организации;* экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до-кументов. Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави-ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе-диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по-зволяет поднять производительность труда, более точно опреде-лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде-ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ-бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об-щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор-мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до-кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа -- зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи-мости и время). Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки доку-ментационного обеспечения. Основное его значение -- оператив-ное получение документов исполнителями и формирование пол-ноценного научно-справочного аппарата.Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про-хождения документов является установленное ГСДОУ предвари-тельное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:* для обязательного рассмотрения руководством органи-зации в соответствии с распределением обязанностей;* не требующие резолюции руководства и направляемые * i'.i iy в структурные подразделения исполнителям. При рассмотрении поступившего документа учитывается:* важность его содержания;* сложность и новизна поставленных вопросов;* общественное положение автора документа, место учрежде-ния-отправителя в структуре управления;* срок исполнения документа;* вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста-новить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обес-печение в структурном подразделении. Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления до-кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу-ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, го-товящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесооб-разна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указы-ваться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпоч-тительнее централизовать в единой экспедиции организации. Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю-чает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправ-ления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответ-ствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой свя-зи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.Заключение Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять. В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.Литература1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления. -- М.: 1983.2. Унифицированные системы документации. Прида-ние юридической силы документам на машинном носителе и машино-грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. -- М.: Издательство стандартов, 2000.3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика. -- М.: Финансы и статистика, 2002.4. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. -- М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
Страницы: 1, 2
|
|
|
|
© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент. |
|
|
