Область применения электронных таблиц поистине безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но у них есть основное преимущество -- универсальность применения. Поэтому иногда электронные таблицы (ЭТ) называют универсальными расчетными таблицами.

Таблица-- 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее -- это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое -- это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы включает в себя нумерационный и тематический заголовки, шапку, боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).

Широкое распространение, связанное с универсальностью ЭТ, объясняется следующими их характеристиками:

¦ создание таблиц с достаточно большим количеством строк и столбцов;

¦ оформление таблиц в различных вариантах (для бухгалтерских расчетов, ведения списков и каталогов, составления финансовых и статистических отчетов, итогов социологических обследований, обработки результатов экспериментальных исследований, подготовки материалов для презентаций, выявления причин успехов или неудач в работе фирмы и получения данных для планирования дальнейшей работы и др.);

¦ ввод и редактирование в каждой ячейке таблицы числа, текста или формулы;

¦ хранение в памяти ПЭВМ таблицы большой размерности (с большим количеством строк и столбцов), но вывод на экран только ее части, которая может содержать или рядом расположенные строки и столбцы, или строки и столбцы по выбору (фильтрация таблицы);

¦ сортировка содержимого ячеек по возрастанию или убыванию данных;

¦ выполнение математических, логических, финансовых, статистических и других операций с табличными данными;

¦ разнообразное выделение данных в таблице: выделение строки, столбца или ячейки фоном или цветом; выделение числа, текста, формулы или символа размером, шрифтом, подчеркиванием, рамочками или цветом; округление для удобства работы всех чисел столбца до одного и того же количества знаков, однако при вычислениях учитывается истинная, а не округленная величина числа; вставка в таблицу изображений и рисунков; применение в одном пакете нескольких двухмерных таблиц, каждая из которых образует страницу в книге таблиц пакета (многомерные ЭТ); одновременная работа в многооконном режиме с несколькими таблицами, находящимися в виде листов в книге таблиц пакета причем возможно обращение к ячейке таблицы из другой таблицы книги;

¦ применение макрокоманд для выполнения последовательности нескольких операций над табличными данными;

¦ вывод всей таблицы или любой ее части на печать;

¦ представление табличных данных в виде различных графиков и диаграмм: линейных, столбчатых, круговых, ленточных и др., причем некоторые из них могут быть показаны в трехмерном исполнении с возможностью их поворачивания;

¦ защита табличных данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения, например: запрет отображения или регистрации табличных данных, запрет изменений содержимого ячеек и другие формы защиты данных.

По данным журнала PC Magazine, в последние годы в лидирующую тройку входят ЭТ Quatro Pro, MS Excel и Lotus 1-2-3.

12. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей -- разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, определение формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечение автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие.

13. Деловая графика. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей -- возможность вставки линий сеток и другие.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц

15. Моделирование. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

16. Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой.

13. Организация вычислений в электронной таблице

Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следующими параметрами:

* адрес ячейки;

* содержание ячейки;

* значение ячейки;

* формат ячейки.

Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фрагменту-копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмента-оригинала, но возможна передача только содержания, значения или формата.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соединенных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например <F7>). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком <$> перед именем столбца и номером строки (например <$F$7>). Возможна абсолютная адресация только столбца или строки (<$F7 или F$7>). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

Состав и назначение встроенных функций в табличных процессорах

Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций:

* функции для работы с базами данных и списками;

* функции для работы с датами и временными значениями;

* функции для инженерных расчетов;

* функции проверки свойств и значений;

* логические функции;

* функции для работы со ссылками и массивами;

* математические функции;

* функции для статистических расчетов;

* текстовые функции;

* финансовые функции.

14. Подготовка иллюстраций деловой графики на основе числовых данных электронной таблицы

Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение существенным образом облегчено за счет использования мастеров диаграмм -- встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом для выбранного типа диаграммы выполнить все необходимые операции оформления ее различных компонентов.

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее изменениям во времени.Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.

Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах х и у.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12