Проектирование автоматизированной системы малого предприятия

4

Введение

Деятельность экономического объекта, предоставляющего услуги в сфере торговли, имеет ряд особенностей. В частности, необходимо:

· постоянно совершенствовать технологию обработки информации и внедрять новую технику для её обработки;

· работать с поставщиками разных производителей;

· четко реагировать на все складывающиеся на рынке тенденции;

· эффективно работать с клиентами и поставщиками одежды.

1. Обследование предметной области

1.1 Стенограмма интервью с руководителем предприятия

Каковы должны быть цели создания автоматизированной информационной системы на Вашем предприятии?

Автоматизированная информационная система необходима для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, упорядочивания данных, поступающих на предприятие.

Перечислите приоритетные направления деятельности Вашего предприятия?

Приоритетными направлениями деятельности нашего предприятия являются продажа одежды, покупка её по максимально низким (оптимальным) ценам, а также рекламная деятельность компании и заключение договоров с поставщиками.

На основе чего приобретается та или иная одежда?

Мы проводим анализ потребительского рынка, в котором выявляем спрос на отдельные товары нашего профиля. Необходимо также следовать тренду последней моды, проводить активную финансовую политику в процессе поиска поставщиков.

С кем взаимодействует Ваше предприятие?

Круг лиц, взаимодействующих с нами, не ограничивается только поставщиками и покупателями, помимо них мы активно взаимодействуем с банками, транспортными компаниями, рекламными компаниями и др.. Сеть наших магазинов располагается на территории города Омска, но в перспективе мы планируем расширять свои границы.

Каким образом поступает в компанию информация от поставщиков?

Вся необходимая нам информации поступает в наше распоряжение благодаря анализу рынка поставщиков посредством запросов от имени нашей компании.

Имеется ли в наличии в Вашем магазине система скидок?

Безусловно. Система скидок имеет разные цели. Это и привлечение покупателей, создание выгодного плацдарма для борьбы с конкурентами, а так же продажа сезонной продукции в преддверии нового сезона продаж.

Каким образом ведется учет операций с поставщиками и покупателями?

Все сделки находят своё отражение в соответствующих документах организации.

Каким образом производится доставка товаров от поставщиков?

Наша компания пользуется силами транспортных компаний, иногда прибегая к услугам железнодорожного транспорта.

Где хранятся товары компании?

В нашем распоряжении склад готовой продукции, в котором и временно хранится одежда. В последствии, по мере надобности, она поступает в торговые точки.

Каким образом хранится информация об операциях?

Большая часть информации хранится и передается в виде бумажных документов (бухгалтерская и налоговая отчетность, договоры, технические задания и т. д.). Некоторые из них дублируются в электронном виде.

Каково время хранения информации?

Время хранения информации определяется ее характером.

Какова организационно- штатная структура и квалификация кадров?

Штат сотрудников состоит из директора, 2-х бухгалтеров, кассиров, специалиста по связям с общественностью, продавцов-консультантов, грузчиков, водителя, уборщиц, заведующего складом, инженера по проверке качества продукции.

Какова компьютерная оснащённость в Вашей компании?

На предприятии имеются следующие компьютеры: 3-Pentium 4, 1-CORE 2 DUO E670; принтеры HP DeskJet F2280 и МФУ HP Color CM1312, факс Panasonic KX - TCD296RUT, обычные телефоны.

Какими программными продуктами Вы пользуетесь?

На предприятии используются программные продукты Microsoft Windows XP SP3, Microsoft Office.

Вы пользуетесь лицензионными программными продуктами?

Безусловно.

1.2 Краткая характеристика предприятия

«Сибирь» - это общество с ограниченной ответственностью (ООО), созданное в 1997 г.

Имущество предприятия образуется за счет доходов от финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банке, печать со своим наименованием, необходимые штампы.

Предметом деятельности «Сибири» являются:

1. Продажа одежды оптом:

· поиск новых клиентов;

· постоянные клиенты.

2. Продажа одежды в розницу:

· привлечение новых клиентов;

· сотрудничество с постоянными клиентами.

3. Рекламная деятельность компании:

· интернет-магазины;

· пиар посредством газетных изданий.

4. Приобретение одежды у поставщиков:

· заграничные поставщики;

· отечественные поставщики;

5. Осуществление индивидуальных заказов.

Исполнительным органом предприятия является администрация, возглавляемая директором. Организационно-производственная структура «Сибири» приведена на рис. 1.

Все работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций, согласно которым определяются место, роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу. Дадим их краткую характеристику.

4

Рис.1.

Директор - является непосредственным лицом, отвечающим перед государством своим имуществом. Организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений. Занимается поисками клиентов и контрактов в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимается поиском оптимального решения.

Специалист по связям с общественностью - выполняет работу по реализации политики организации в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики организации в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности организации. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.

Инженер по проверке качества - выполняет проверяющую функцию: при поступлении товаров от поставщиков выявляет бракованные изделия, составляет специальный акт.

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

Администратор - осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

Заведующий складом - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

Кассир - осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

Продавец-консультант - подсказывает клиенту всю необходимую информацию, проводит рекламную политику.

Водитель, грузчик, уборщик - обслуживающий персонал, необходимый для осуществления повседневных хозяйственных работ.

Автоматизации подлежат функции, выполняемые директором, бухгалтером и заведующего складом.

1.2 Описание деятельности предприятия

работа с клиентами;

работа с поставщиками товаров;

закупка товаров;

хранение товаров на складе;

проведение рекламных акций:

интернет-пиар;

газетный пиар;