После выбора формата нумерации Word вставит знак сноски и откроет область сноски или же укажет место, где появится сноска. Со сносками проще всего работать в обычном режиме, т.к. текст можно ввести в область сноски, а затем щелкнуть на кнопке Закрыть. В режиме разметки необходимо указать место ввода текста сноски. Для просмотра текста сноски достаточно установить указатель на знак сноски. Если навести указатель мыши на знак сноски, он изменит свою форму, а во всплывающем окне появится текст сноски. Если указатель убрать - текст исчезнет.

Колонтитулы

На каждой странице может понадобиться всевозможная постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Для размещения такой информации используются верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем и нижнем поле страницы. Для вставки колонтитула необходимо дать команду ВидКолонтитулы. Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.

После необходимо ввести текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов пользуются кнопками панели Колонтитулы.

Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкнуть на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выбрать нужную установку на вкладке Макет. Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установить флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установить соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Ввести текст в первый колонтитул и щелкнуть на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы, после чего ввести текст противоположной страницы.

Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного просмотра или режим разметки.

Создание таблиц

Существует несколько способов создания таблиц. Первым из них является использование команды ДобавитьТаблица в меню Таблица. При этом на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы.

В полях Число столбцов и Число строк нужно указать соответственно число колонок и число строк в таблице. По умолчанию таблица будет состоять из пяти колонок и двух строк. В группе опций Автоподбор ширины столбцов задается ширина колонки в сантиметрах. Можно использовать значение Авто для опции Постоянная, тогда ширина будет подобрана автоматически так, чтобы таблица по ширине поместилась в рамки полосы набора. Первоначально ширина всех колонок одинакова.

Вторым способом создания таблицы является преобразование текста в таблицу. Для этой операции необходимо выбрать преобразуемый текст и выполнить команду ПреобразоватьПреобразовать в таблицу из меню Таблица. Откроется диалоговое окно в котором нужно указать число строк, колонок и ширину колонки. Опция Разделитель определяет, по какому символу следует разделить текст для преобразования его в таблицу. Возможны несколько вариантов разделения текста в таблицу: по абзацам, по символам табуляции, по запятым. В качестве разделителя можно также использовать любой символ, введенный справа в поле диалогового окна.

Допускается создание таблиц путем импровизированного рисования ее непосредственно на экране. Для этого следует выбрать пункт Нарисовать таблицу из меню Таблица. После этого курсор мыши приобретает вид карандаша, с помощью которого и можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует панель инструментов Таблицы и границы, в которой содержатся инструменты для редактирования таблиц. Так, для стирания линии в таблице нужно нажать кнопку с изображением ластика и т.п.

Создать таблицу можно также с помощью пиктограмм на панели инструментов или с помощью мастера создания таблиц.

Оглавление и указатели

Длинные документы более удобны, если они содержат предметный указатель ключевых слов и фраз. Word имеет средства для автоматического создания и обновления указателя. Следует выбрать текст, включаемый в предметный указатель, и нажать комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X - откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. Выделенный текст можно оставить как элемент предметного указателя или предварительно отредактировать. К основному элементу можно добавить еще два дополнительных. Щелкнуть на кнопке Пометить, чтобы пометить выбранный текст как элемент предметного указателя. Щелчок на кнопке Пометить все помечает все вхождения выбранного текста в документе. После ввода всех элементов следует перейти на последнюю страницу документа. Вставить разрыв страницы и ввести заголовок для предметного указателя. Оставить свободное место после заголовка, дать команду ВставитьОглавление и указатели. Откроется диалоговое окно Оглавление и указатели. В нем можно выбрать тип и формат указателя и просмотреть выбранный вариант на панели предварительного просмотра. Щелкнуть кнопку ОК - указатель автоматически появится в назначенном месте.

Создать оглавление будет проще, если в документе использованы стили заголовков. В противном случае придется просмотреть весь документ и применить соответствующие стили к тексту, который надо включить в оглавление.

Для создания оглавления необходимо перейти в начало или конец документа и вставить разрыв страницы. На пустой странице дать команду ВставкаОглавление и указатели. Открыть вкладку Оглавление и подобрать подходящий формат. Выбрав формат, нажать кнопку ОК.

Оглавление можно редактировать вручную. Если на нем щелкнуть, оно будет выглядеть как выделенное целиком, однако возможность выделения и правки текста внутри оглавления сохранится. Для изменения уровня заголовков, представленных в оглавлении, следует дать команду ВставкаОглавление и указателиОглавление и изменить число уровней. Можно изменить символ-заполнитель, выбрав нужный из раскрывающегося списка. После щелчка на кнопке ОК создается новое оглавление с нужным числом уровней.

Автотекст

Средство Автотекст - позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких абзацев длинной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для создания записи автотекста необходимо выделить текст, который будет таким образом сохранен. Чтобы запомнить непечатаемые символы, щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы и убедится, что выбранный фрагмент включает и их. Дать команду Вставка>Автотекст>Создать. Указать имя записи. Для вставки автотекста в документ ввести имя и нажать клавишу F3.

Конверты и наклейки

Для создания наклеек в диалоговом окне Слияние выбрать из раскрывающегося списка Создать пункт Наклейки. После выбора источника данных щелкнуть на кнопке Настройка. Откроется диалоговое окно Параметры наклейки, предлагающее выбор размера наклеек. После выбора типа наклейки щелкнуть на кнопке ОК - откроется диалоговое окно Создание наклеек. Щелкнуть на кнопке Вставить поле слияния для подстановки полей слияния в наклейку. Ввести с клавиатуры любой текст.

Для создания конвертов выбрать пункт Конверты. Выбрать размер конверта из списка. Щелкнуть на кнопке ОК - откроется диалоговое окно Адрес. Вставить названия полей слияния. После закрытия окна Word откроет диалоговое окно Слияние, позволяющее провести слияние данных для надпечатки конвертов.

Мастер писем

Мастер писем Word помогает быстро и просто создавать письма. В нем имеются списки часто используемых элементов писем, откуда можно выбрать, например, приветствие или прощание. Кроме того, общепринятые стили писем позволяют объединить элементы структуры письма. Для запуска мастера писем необходимо воспользоваться меню Файл. Выбрать команду Создать, а затем на вкладке Письма и факсы дважды щелкнуть Мастер писем.

Шаблоны

Шаблон является основой каждого документа. Шаблон - это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш.

По команде Файл>Создать или Создать документ Microsoft Office предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется при установке Word, но туда добавляются и новые шаблоны, созданные на компьютере.

Шаблоны содержат подстановочные символы там, где можно вставить свой текст. При сохранении документа, созданного при помощи шаблона, ему, как и любому другому документу, присваивается имя. Чтобы использовать документ как шаблон для будущих документов или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, щелкнуть на кнопке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа и выбрать пункт Шаблон документа (*.dot).

Выбрав пункт Шаблон документа, открыть папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Ввести описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохранить шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Файл>Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.

3. Microsoft Excel

Формат ячеек

Для форматирования ячеек используется панель Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. Выделив форматируемые ячейки, надо открыть диалоговое окно форматирования ячеек. Для этого дат команду Файл>Ячейки или, щелкнув правой кнопкой мышки, выбрать в контекстном меню пункт Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита.

Функции

Функции программы Excel применяются в статистических, финансовых, математических, инженерных и других расчетах. Функция вычисляет число: итог, среднее, величину процентных отчислений, среднее геометрическое группы чисел. При использовании функции необходимо применять особый синтаксис. Функции являются формулами, поэтому все они начинаются со знака «=». После знака «=» идет имя функции, а затем аргументы, заключенные в скобки.

Диаграммы

Диаграмма - это графическое представление числовых данных. Диаграммы создаются по элементам данных - отдельным числам рабочего листа и рядам данных - группам данных внутри столбца или строки. Проще всего создать диаграмму при помощи мастера диаграмм. Начать работу следует с выделения данных, по которым будет строится диаграмма, за исключением названия. Выбрав данные, щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов. На первом этапе выбрать тип диаграммы из списка Тип. Выбрав тип диаграммы на левой панели, на правой панели выбрать ее тип. После выбора вида и типа диаграммы нажать кнопку Далее. На втором этапе убедиться в правильности выбранного диапазона, после внесения необходимых изменений щелкнуть кнопку Далее. На третьем этапе задать разные параметры диаграммы с помощью следующих вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных. По ходу установки параметров в окне просмотра будут отображаться внесенные изменения. По завершении установки параметров щелкнуть на кнопке Далее. На последнем этапе работы мастера определяется место размещения диаграммы на листе. После нажатия кнопки Готово диаграмма будет создана и размещена.

Фильтрация данных

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных -- ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи, используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Страницы: 1, 2, 3