Выбрав любую ячейку в базе данных, дать команду Данные>Фильтр>Автофильтр. Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Щелкнуть на раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с каждым именем поля, чтобы получить доступ к списку условий. Чтобы после фильтрации опять отобразить всю базу данных, следует выбрать пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях или просто дать команду Данные>Фильтр>Отобразить все.

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой мощный инструмент анализа данных. Сводная таблица обобщает сведения в столбцах базы данных в их связи друг с другом. Для построения сводной таблицы, выбрав любую ячейку, дать команду Данные>Сводная таблица - будет запущен Мастер сводных таблиц. На первом этапе сообщить программе род используемых данных. Щелкнуть на кнопке Далее. На втором этапе уточнить диапазон базы данных. Предлагаемый диапазон обводится мерцающей линией. Щелкнут на кнопке Далее. В сводной таблице четыре области: зона страницы, метки столбцов, метки строк и данные. На этом этапе сводную таблицу оформляют. Перетаскивая кнопки полей в зоны размещения. На четвертом этапе задается окончательное оформление и место размещения сводной таблицы. По умолчанию сводная таблица размещается на новом рабочем столе.

4. Программа ABBY FineReader

Программа FineReader предназначена для работы в OC Windows и соблюдает все требования, предъявляемые к приложениям Windows. Запуск программы осуществляется через главное меню, в котором после установки программы появляются соответствующие пункты.

Рабочая область окна программы разбита на несколько отдельных областей. По левому краю располагается вертикальная панель Пакет. Эта панель содержит список всех графических изображений, требующих преобразования в текст. В нижней части рабочей области располагается панель, показывающая фрагмент отсканированного изображения в увеличенном виде. Эта панель помогает увидеть реальные знаки на изображении и понять, правильно ли было проведено распознавание. Остальная часть рабочей области отводится для размещения окон документов. Каждая графическая страница может отображаться в этой области в двух видах: как исходное изображение и в текстовом виде после распознавания. Окна имеют соответствующие названия - Изображение или Текст.

Панели инструментов. В верхней части окна располагаются строка меню и панели инструментов. Панели инструментов могут включаться или отключаться через меню Вид.

Панель Стандартная. Содержит кнопки для открытия и создания документов, а также для стандартных операций с буфером обмена. Остальные кнопки панели позволяют переключаться между страницами одного пакета, а также изменять неудачные или ошибочное сканирование документа. Наиболее важной является панель Scan&Read. Кнопки этой панели соответствуют основным операциям, выполняемым в ходе сканирования и распознавания.

Панель Распознавание. Содержит раскрывающиеся списки, позволяющие выбрать язык документа и задать качество печати документа.

Панель Инструменты. Используется при управлении сегментацией документа. Она позволяет указать, какие фрагменты страницы следует включить в итоговый документ, и задать их порядок.

Панель Форматирование. Позволяет изменять оформление текста в полученном в ходе распознавания текстовом документе.

Сканирование документа

Для проведения сканирования с помощью программы FineReader надо включить сканер и запустить эту программу. Сканирование производится по щелчку на кнопке Сканировать на панели Scan&Read. Программа FineReader способна либо использовать драйвер TWAIN, либо взаимодействовать со сканером напрямую.

Чтобы указать используемый драйвер. А также изменить некоторые другие настройки, следует щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Сканировать и выбрать в открывшемся меню пункт Опции.

Само сканирование производится в автоматическом режиме и требует только технического вмешательства пользователя, например перелистывание страниц сканируемого документа. Все действия пользователя в рамках программы во время сканирования заблокированы специальным диалоговым окном, уведомляющим о том, что идет процесс сканирования.

Распознавание документа

Само распознавание представляет автоматический процесс не допускающий вмешательства пользователя. Это основной этап работы программы. Для запуска распознавания необходимо нажать на кнопку Распознать на панели инструментов Scan&Read. Во время выполнения распознавания на экран выдается диалоговое окно Распознавание, назначение которого - предоставить возможность прерывания работы. Строки по мере их распознавания окрашиваются в голубой цвет. Распознанный текст будет помещен в окно Текст. В противном случае диалоговое окно распознавание будет расширено и в нем появятся советы, объясняющие причины, которые могут мешать нормальному распознаванию документа.

Сохранение документа

Распознанный документ необходимо сохранить. Программа предоставляет несколько возможностей сохранения документа. Для того чтобы увидеть все предлагаемые варианты сохранения, следует щелкнуть на раскрывающейся кнопке и ознакомиться с открывшимся меню. Наиболее стандартному сохранению соответствует команда Сохранить в файл. В этом случае открывается стандартное диалоговое окно Сохранение, в котором можно указать тип сохраняемого документа, а также то, какие из распознанных страниц следует сохранить.

Раскрывающийся список, определяющий тип документа, содержит множество вариантов сохранения. Например, поддерживаются варианты сохранения форматирования текста (файлы .DOC, .RTF), возможность использования формата HTML, сохранение неформатированного текста, а также различные способы сохранения документа в виде таблицы или базы данных (.XLS, .DBF, .CSV и так далее). Текст можно не сохранять в файл, а передавать в другую программу для последующей обработки. Возможна также прямая передача данных в нужную программу, например Word или Excel. При выборе такого пункта соответствующая программа запускается автоматически, и в нее передается распознанный текст в виде единого документа. Дальнейшая обработка текста и его сохранение может уже производиться при помощи этих программ.

5. Работа с базами данных

Поиск данных

Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей. Программа позволяет проводить поиск по части имени, если есть вероятность что имя можно целиком написать неправильно.

Для пользования поисковым средством Access, необходимо щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем на панели инструментов щелкнуть на поле Найти - откроется диалоговое окно Поиск в поле.

После щелчка на поле, по которому будет проводиться поиск, можно набрать в строке Образец тот текст, который будет разыскиваться, после чего надо щелкнуть на кнопке Найти. Access проведет поиск по указанному полю и найдет первое совпадение содержимого записи с введенным текстом. Если таких записей несколько, можно щелкнуть на кнопке Найти далее и разыскать следующую запись. После того, как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти даст сообщение о том, что нужных записей больше нет.

В Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Можно, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с нужного слова, выбрав пункт С начала поля либо С любой частью поля в раскрывающемся списке Совпадение.

Можно также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи, а также по всем полям. Для более точного поиска необходимо установить флажок С учетом регистра.

Подготовка к печати

В меню Сервис выбрать команду Анализ и подкоманду Архивариус. Перейти на вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который требуется просмотреть или вывести на печать. Для отображения полного списка объектов базы данных перейти на вкладку Все объекты. Выделить объекты, описание которых требуется просмотреть или вывести на печать. Нажать кнопку Параметры, чтобы указать элементы объекта, которые следует распечатать, и нажать кнопку OK. Теперь можно выполнить одно из следующих действий. Чтобы распечатать описания, нажать кнопку Печать на панели инструментов. Рекомендуется проверить длину описаний перед печатью, так как некоторые из них, особенно для формы или отчета, могут состоять из многих страниц.

6. Словари и переводчики

Словари

Семейство словарей Polyglossum фирмы ЭТС включает в себя словари английского (в том числе Большой русско-английский политехнический, Большой русско-английский общелексический на 600 тысяч терминов и т.д.), немецкого, а также финского и шведского языка, французский технический словарь и др.

Особенностью этих словарей является поддержка различных кодировок русского языка: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German и ряда других, а также гибкие настройки шрифтовой системы.

Переход в словарь из любого текстового окна (текстовые редакторы, электронные таблицы, браузеры и др.) по комбинации Alt-1. Выделенное слово сразу попадает в строку ввода и ему приписывается словарная статья. Если найденная словарная статья устраивает пользователя, необходимо нажать кнопку Enter и получаем второе окно со значением этого слова, если же слово не то, то необходимо выбрать другое из списка или же выбрать другой словарь. На любое из выделенных слов можно перейти с помощью стрелок курсора или мыши и нажать Enter. Будут показаны дополнительные значения этого слова или примеры с ним. Обычная схема использования словаря Polyglossum: главное окно со списком словарных статей и два дополнительных независимых окошка.

Щелчок правой кнопки мыши переключает любое дополнительное окно в режим копирования и у пользователя появляется возможность выделить нужные строки и скопировать. Ненужные окна закрываются клавишей Esc или иным принятым в Windows способом.

У Полиглоссума словарь переворачивается - англо-русский и русско-английский словари полностью равноправны. Это значит, что однокоренные и близкие по написанию слова можно искать на обоих языках. Polyglossum не предполагает поиск во всех словарях одновременно. Меняется словарь в меню Словарь и получается новый раздел значений. Имя подключенного в данный момент словаря всегда можно посмотреть в заголовке главного окна. В пункте меню Предыстор. (History) есть список слов, которые посещались ранее в сеансе работы, что позволяет вернуться к любому из них.

О настройках. В меню Парам. (Options) есть строка User Language, из которой выпадает список языков интерфейса. Оболочка словаря может быть на английском, русском. Немецком или финском языках. Имется возможность смены горячих клавиш с помощью команды HotKey в меню Парам.

Достоинством программы является то, что ее можно покупать и скачивать через Интернет.

Переводчики

При использовании программы Promt 98 для автоматического перевода текстов, большое влияние на качество перевода оказывают используемые словари, как в принципе и при использовании остальных программ-переводчиков. Программа Promt 98 использует при переводе текста три типа словарей:

генеральный;

специализированный;

пользовательский.

Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова, которые могут встретиться в самых разных документах. Этот словарь используется всегда.

Специализированные словари содержат термины из разных областей знаний. Одно и то же слово может иметь одно значение при обычном употреблении и совершенно иное употребление в качестве термина. Просмотр определенных специализированных словарей может быть включен или отключен, также не допускается их редактирование.

Пользовательские словари заносятся непосредственно пользователем. В эти словари могут быть занесены слова, отсутствующие в каком-либо из готовых словарей.

Список используемых словарей приведен на вкладке Используемые словари на информационной панели. Как правило первым в списке идет пользовательский словарь, открытый для редактирования и изменения. Для перевода специализированных документов, необходимо использовать специализированные словари, входящие в состав программы-переводчика. Эти словари подключаются вручную пользователем, в зависимости от выбранной тематики перевода. Для перевода, к примеру, документов с правовой тематикой необходимо выбрать юридический словарь, который поможет наиболее точно и близко к тексту оригинала осуществить перевод документа. Для перевода желательно использовать словарь одной тематики, иначе программа при использовании нескольких словарей различной тематики может перевести некоторые слова неправильно, к тому же это приведет к замедлению перевода.

Программа Promt имеет окно как бы разделенное на две половинки, которые по желанию пользователя могут располагаться как вертикально, так и горизонтально. В верхней части располагается оригинал текста, подготовленного для перевода, нижняя часть остается пустой. Для осуществления перевода текста на английский язык, на вкладке Направление перевода необходимо выбрать Русско>Английский и нажать кнопку Перевести. Перевод текста может осуществляться как полностью, так и по абзацам, а также по выделенным фрагментам. В процессе перевода в нижней половинке окна появляется текст уже переведенного документа, который по окончании перевода можно при необходимости отредактировать.

Аналогичным образом работают и многие другие программы переводчики. В частности русско-украинский переводчик RutaPlay также имеет функцию выбора тематики перевода, что позволяет максимально точно перевести тот или иной документ. В свою очередь русско-украинко-английский переводчик Pragma имеет встроенную функцию обновления базы данных через Интернет, что позволяет ему автоматически обновлять словарную базу, тем самым расширяя возможности перевода.

Многие переводчики имеют возможности сохранения переведенных и исходных документов во внешних приложениях, таких как Word и Excel, это позволяет значительно упростить процедуру редактирования документов и вывода их на печать.

7. Microsoft PowerPoint

Создание электронной презентации

После запуска программы Microsoft PowerPoint на экране будет отображено диалоговое окно, в котором предлагается выбрать один из возможных режимов создания презентации.

Мастер автосодержания. При выборе данного пункта запускается мастер автосодержания, который позволяет создать набор слайдов определенного формата на выбранную тему.

На первом шаге работы с мастером отображается окно с вводной информацией по созданию новой презентации, в котором следует нажать кнопку Далее. Второй шаг предполагает выбор одного из стандартных видов презентации, которые определяют ее основную идею и содержание. На следующем этапе необходимо определить способ вывода презентации, например, презентация на экране или презентация в Интернете.

Затем следует указать заголовок презентации, а также выбрать объекты, которые будут размещаться на каждом слайде. Последнее окно мастера содержит информацию о том, что все требуемые данные указаны. Для завершения работы по созданию презентации следует нажать кнопку Готово, после чего будет создана новая презентация выбранной структуры.

Шаблон оформления. Этот режим дает возможность использовать имеющиеся в PowerPoint структуры, фоны и наборы цветов при создании слайдов для презентации одного из стандартных типов. В этом случае отображается диалоговое окно Создать презентацию, которое также выводится при выполнении команды ФайлСоздать. В данном окне имеется три вкладки:

Общие - создание новой презентации или запуск мастера автосодержания;

Презентации - выбор для новой презентации структуры одного из имеющихся шаблонов;

Шаблоны оформления - выбор для оформления новой презентации одного из имеющихся шаблонов, которые представляют собой набор параметров шрифтов, используемых в слайдах, цвет фона слайда презентации и т.д.

Шаблон оформления может быть применен не только к создаваемой, но и к уже имеющейся презентации. Для этого следует открыть требуемую презентацию и затем воспользоваться командой ФорматПрименить шаблон оформления. После выбора нужного шаблона следует нажать кнопку ОК, чтоб он был применен ко всем слайдам открытой презентации.

Пустая презентация. При выборе данного пункта будет создан новый слайд, для которого можно будет выбрать автомакет, т.е. вид его оформления. Этот режим следует использовать в том случае, если пользователь ясно представляет себе внешний вид создаваемой презентации, а также формат слайдов, которые будут входить в ее состав.

При создании нового слайда с помощью этого пункта будет отображено диалоговое окно Создание слайда. В этом окне необходимо выбрать макет создаваемого слайда и нажать кнопку ОК.

Открыть презентацию. Выбор этого режима позволяет открыть одну из ранее созданных презентаций. Если в отображаемом списке нет требуемой презентации, то для ее открытия следует воспользоваться пунктом Другие файлы.

Гиперссылки

В презентацию можно добавить гиперссылки и использовать их для перехода в разные места, например, к произвольному показу, определенному слайду в данной презентации, к совершенно другой презентации, документу Microsoft Word или листу Microsoft Excel, Адресу в Интернете, локальной сети или к редактированию сообщения для определенного адреса. Гиперссылку можно представить любым объектом, включая текст, фигуры, таблицы, графики и рисунки. Чтобы добавить гиперссылку необходимо нажать на кнопке Гиперссылка. В PowerPoint также включены некоторые готовые к использованию управляющие кнопки (пункт Управляющие кнопки в меню Показ слайдов), которые можно добавит в презентацию, назначив соответствующую гиперссылку. На управляющих кнопках изображены значки, такие как стрелки влево и вправо. Они служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к следующему, предыдущему, первому и последнему слайдам. Эти кнопки можно использовать в автоматической презентации в киоске или в презентации, которую планируется опубликовать в локальной сети или в Интернете. В PowerPoint также имеются управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков. Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен цветом, соответствующим цветовой схеме. После выбора гиперссылки и перехода к объекту, на который она указывает, цвет гиперссылки меняется, показывая, что она уже была открыта. Гиперссылки становятся активными во время показа слайдов, а не во время редактирования. При наличии текста в фигуре тексту и фигуре можно назначить гиперссылку.

Список литературы

1. Алексеев А., Евгеев Г., Мураховский В., Симонович С., Новейший самоучитель работы на компьютере. - Москва: издательство «ДЕСС КОМ», 2000. - 654с.

2. Левин А. Самоучитель полезных программ. - М.: «Нолидж», 1999. - 496с.

3. Глушаков С.В., Сурядный А.С. Microsoft Office: Учебный курс/Худож. - оформитель А.С. Юхтман. - Харьков: Фолио; Ростов н/Д: Феникс, 2002. - 500с. - (Домашняя б-ка).

4. Макарова Н. Компьютерное делопроизводство. Учебное пособие. - М.,2000

Страницы: 1, 2, 3