|
p align="left">2) Додавання полів. а) додати поля до запиту можна шляхом перетягування полів зі списку полів в верхній частині вікна проектуванням в нижню або подвійним клацанням на імені поля; б) якщо в запит поміщають все поле таблиці, необхідно маркувати поле з символом "*" у списку полів таблиці у верхній частині вікна проектування запиту і перетягнути його в область специфікації. Всі поля таблиці включаються в запит, але в специфікації відображаються в одній колонці в вигляді "Ім'я таблиці". При модифікації таблиці зміни автоматично відображаються в запиті; в) при приміщенні всіх полів таблиці в запит можна двічі клацнути заголовок таблиці у верхній частині вікна проектування і перетягнути марковані поля в область специфікації. Access - помістить кожне поле таблиці в окрему колонку запиту. 3) Видалення полів а) маркувати колонку видаляється поля, клацнувши мишею над нею в селекторного рядку; б) натиснути клавішу Del або Правка - Видалити стовпець. 4) Видалення таблиці із запиту а) у верхній частині вікна проектування запиту слід маркувати відповідну таблицю, виконавши клацання на імені будь-якого з її полів; б) натиснути клавішу Del або Правка - Видалити стовпець. 5) Введення умов відбору Умови відбору (критерії) - це інструкції, що визначають які записи повинні відбиратися за запитом та показана в Dynaset.
Умови можуть задаватися для одного або декількох полів запиту. Access перевіряє коректність вирази для відбору. а) Використання в критерії часових значень. MS Access зберігає значення дат і часу як десяткове число довжиною вісім байт. Відлік ведеться від 30 грудня 1899-го (Внутрішній формат дати / час). Дата і час полягають у символи #. Приклад: # 5:30 РМ #<=># 17:30 # б) Порівняння AND і OK. При введенні умов відбору декількох полів всі вирази в рядку Умова відбору або в рядку Або повинні приймати значення Істина для будь-якого запису, що включається в набір записів запиту.
Access виконує операцію AND над умовами відбору, які знаходяться в одному рядку. Для завдання умови «або» необхідно перейти в рядок Або.
Дослідження використання ОК; AND в умовах відбору для таблиці студенти.
Сформувати запит, який реалізує умова (Факультет = 'економічний'and Група =' ЕКО-5 ') чи Факультет =' менеджмент '. Сформувати запит, який реалізує умова (Факультет = 'економічний' чи 'менеджмент') і Дата надходження = 2006. в) Застосування службових слів BETWEEN, IN, LIKE.
BETWEEN визначає діапазон значень. Приклад: BETWEEN 10 and 20
> = 10 and <= 20 IN задає використовуваний для порівняння список значень, розділених комою. IN (5, 8, 9) <==> 5 OR 8 OR 9 / LIKE - використовують при пошуку зразків в текстових полях. Використовувані символи: * - Будь-яку кількість будь-яких символів; ? - Один довільний символ; [] - Діапазон значень; ! - Заперечення «не». Приклад: LIKE «? [А-к] d [0-9]» - у першій позиції - довільний символ, друга позиція букви від а до к; у третій позиції d; у четвертій - цифри від 0 до 9. г) Використання функції DateDiff. Синтаксис функції DateDiff наступний: DateDiff (<interval>. <date1>. <date2> [. <firstdayofweek>])
Ця функція обчислює різницю між значеннями <date1> і <date2>, використовуючи зазначену одиницю виміру часу (інтервал), і повертає від'ємне значення, якщо <date1> більше, ніж <date2>. Необов'язковим параметром є <firstdayofweek> (перший день тижня) (за замовчуванням він дорівнює 1 - неділя), який визначає, як буде обчислюватися значення функції при використанні як інтервалу значення "ww". У таблиці 1 представлені значення, які може приймати параметр <interval>. Таблиця 1 - Значення параметра interval для функції DateDiff |
Значення | Опис | | yyyy | Обчислює різницю в роках. DateDiff віднімає частину, що представляє рік у першій датою, з частини, що рік у другій даті. Наприклад, DateDiff ("yyyy", # 31 грудня 2002 #, # 1 січня 2003 #) повертає 1. | | q | Обчислює різницю в кварталах. Якщо дві дати перебувають в одному кварталі, то буде отриманий 0. | | m | Обчислює різницю в місяцях. DateDiff віднімає частину, що представляє місяць в першій датою, з частини, що місяць у другій даті. Наприклад, DateDiff ("yyyy", # 31 грудня 2002 #, # 1 січня 2003 #) повертає 1. | | y | Обчислює різницю в днях. У DateDiff цей параметр нічим не відрізняється від d, але в інших функціях використання цього значення інтервалу призводить до повернення номера дня року. | | d | Обчислює різницю в днях. | | w | Обчислює різницю в тижнях, грунтуючись на дні тижня в <date1>. Якщо, наприклад, в першій датою днем тижня є вівторок, то DateDiff рахує кількість вівторків між першою і другою датами. Наприклад, 30 квітня 2003 - це середовище, а 5 травня 2003 - понеділок, тому DateDiff ("w", # 30 квітня 2003 #, # 5 травень 2003 #) поверне 0. | | ww | Обчислює різницю в тижнях. Якщо в якості першого дня тижня використовується неділю (за замовчуванням), то DateDiff рахує кількість неділь, що потрапляють в інтервал від першої дати і до другої дати. Наприклад, DateDiff ("ww", # 30 квітня 2003 #, # 5 травень 2003 #) поверне 1. | | h | Обчислює різницю в годинах. | | n | Обчислює різницю у хвилинах. | | s | Обчислює різницю в секундах. | | |
Таблиця 2 - Функції та обчислення дат |
Функція | Опис | Приклад | | Day(Дата) | Повертає значення від 1 до 31, відповідне зазначеної в параметрі дата дню. | Для вибору записів з подіями контакту, що відбулися після 10-го числа, в рядку Поле вільного стовпця введіть Day ([ContactDateTime]), а в якості критерію вкажіть> 10. | | Month(Дата) | Повертає значення від 1 до 12, відповідне зазначеної в параметрі дата місяці. | Для знаходження всіх подій контакту, що відбулися в березні (будь-якого року), в рядку Поле вільного стовпця введіть Month ([ContactDateTime]), а в якості критерію введіть 3. | | Year(Дата) | Повертає значення від 100 до 9999, відповідне зазначеної в параметрі дата році. | Для пошуку подій, що відбулися в 2003 році, в рядку Поле порожнього стовпця введіть Year ([ContactDateTime]), а в якості критерію введіть 2003. | | Weekday(Дата) | За замовчуванням повертає значення від 1 (Неділя) до 7 (Субота). | Для пошуку подій контакту, що відбулися між понеділком та п'ятницею в рядку Поле порожнього стовпця, введіть Weekday ([ContactDateTime]), а в якості критерію вкажіть Between 2 And 6. | | Hour (Дата) | Повертає значення від 0 до 23, відповідне зазначеної в параметрі дата часу. | Для пошуку подій контактів, що відбулися до полудня, в рядку Поле порожнього стовпця введіть Hour ([ContactDateTime]), а в якості критерію <12. | | DateAdd (інтервал, кількість, дата) | Додає значення параметра кількість у вказане значення дати. | Для пошуку подій контакту, що відбулися більше 6 місяців тому, у стовпці ContactDateTime як критерій введіть <DateAdd ("m", -6, Date ()) | | DatePart (інтервал, дата) | Повертає частину дати або часу, в залежності від коду інтервалу. Найбільш корисними інтервалами є: q - квартал (чверть року) і ww - тиждень року (1-53). | Для пошуку подій контакту в другому кварталі в рядку Поле порожнього стовпця введіть DatePart ("q", [ContactDateTime]), а в якості критерію введіть 2 | | Date () | Повертає поточну системну дату. | Для вибору подій контакту, що відбулися більше 30 днів тому, в якості критерію поля ContactDateTime введіть <(Date () - 30) | | |
6) Сортування даних у запиті Записи в запиті (наборі Dynaset) можуть бути розсортовані в алфавітному порядку або числовим способом у зростаючій чи спадної послідовності. Сортування можна виробляти по вмісту декількох полів. Для сортування необхідно натиснути мишею в специфікації на комірці Sort того поля, по якому необхідно провести сортування і вказати спосіб сортування: Ascending (За зростанням) або Descending (За зменшенням), який вибирають зі списку, not sorteol-дозволяє відмовитися від сортування. Відсортовані поля групуються в лівій частині вікна специфікаціями. 7) Придушення індикації полів у запиті (Show)
У специфікації запиту можна при необхідності відключити індикацію поля в Dynaset. Можна відключити індикацію й того поля, по вмісту якого виробляється сортування. Для індикації використовується рядок Show (Висновок на екран) - наявність позначки. 8) Проведення обчислень. Можна робити обчислення в запиті, задаючи деяку функцію в кожному полі, обробну його вміст. Результат обробки з'явиться в Dynaset.
Функція обробки задається в рядку Total (Групова операція), яка з'являється після натискання в піктографічне меню кнопки з грецької літерою сигма. Функцію вибирають, розгорнувши список можливих значень. 9) Обчислювані поля в запитах. При створенні запиту можна додати в бланк обчислювані поля. Це тимчасові поля, в які заносяться результати обчислень над значеннями інших полів. Наприклад, у вас є таблиця з полями: Початок лікарняного, Кінець лікарняного, необхідно обчислити кількість днів пропуску за лікарняним листком без урахування вихідних. Для обчислення можна використовувати арифметичне вираз [Кінець лікарняного] - [Початок лікарняного] +1. У Access при обчисленнях використовуються поля числових типів, текстових, логічних і типу дати / час. При запису всіх типів виразів імена таблиць та імена полів потрібно:
брати у квадратні дужки ([]), розділяючи їх крапкою (.) Або знаком оклику (!). імена таблиць можна не вказувати, якщо у виразі використовуються імена полів однієї таблиці або поточного запиту; при записі виразів можна використовувати знаки арифметичних операцій, операції &, логічні операції. При створенні обчислюваного поля необхідно: 1) Встановити курсор в рядок Поле вільного стовпця; 2) На панелі інструментів натиснути кнопку Побудувати, відкривши вікно будівника виразів; 3) Ввести ім'я створюваного поля, обов'язково завершивши його двокрапкою (:), і вираз. Якщо ім'я нового поля не введено, Access висловом при своіт ім'я за замовчуванням: Вираз1. Розглянемо приклади обчислюваних полів різних типів.
Вираз числового типу. Повний вік можна обчислити таким чином: Вік: (Date () - [Дата народження]) / 365. Вираз текстового типу. Для створення повної адреси в одному полі створимо вираз: Адреса: [Індекс] & ", м." & [Місто] & "," & "вул. "& [Вулиця] &","& [Дім]. Для формування прізвища з ініціалами використовується вираз:
ПІБ: [Прізвище ]&""& Left ([Ім'я], 1 )&"!"& Left ([батькові], 1) &".".
Тут використовуються функція Left (Поле, n), яка дозволяє виділити з текстового Поля n лівих букв. 1.4.4 Створення підсумкового запиту Підсумковий запит - це запит на вибірку, який призначений для виконання підсумкових обчислень за даними. Підсумковий запит можна створити за допомогою Майстра простого запиту або Конструктора. Створення Підсумкового запиту за допомогою Конструктора: 1) У режимі конструктора Запиту клацнути по кнопці «Групові операції» на панелі інструментів. У бланку Запиту з'явиться рядок Групові операції. 2) У всіх полях автоматично встановлюється значення угруповання.
Access надає такі групові операції: Sum - обчислює суму всіх значень заданого поля в кожній групі (для числових та грошових полів); Avq - обчислює середнє арифметичне значень даного поля в кожній групі (для числових та грошових полів); Min (Max) - повертає найменше (найбільше) значення, знайдене в цьому полі всередині кожної групи (для числових, грошових і текстових полів); Count - повертає кількість записів, в яких дане поле має значення, відмінне від Null. Для того щоб підрахувати кількість записів кожної групи з урахуванням значення Null, треба ввести вираз Count (*) в рядок поле, тобто визначити обчислюваною полі (для числових, текстових, грошових полів, полів типу дата / час); Stdev - підраховує статистичне стандартне відхилення для всіх значень в кожній групі даного поля; Var - підраховує статистичне стандартне відхилення для всіх значень в кожній групі даного поля; First - повертає перше значення поля в групі; Last - повертає останнє значення поля в групі. Вислів - дозволяє створити обчислюваною поле з використанням підсумкових функцій. Умова - дозволяє створити в поле умови відбору по групах, якщо потрібно в підсумковий запит включати не всі записи.
Якщо потрібно в підсумковий запит включати не всі записи, то слід організувати умова по деякому полю. Для цього в рядку Групова операція поля треба вибрати значення Умова. Для створення обчислюваною поля з використанням підсумкових функцій у рядку поля Групова операція треба вибрати значення Вираз. 1.4.5 Виконання запиту Виконання запиту задається одним з таких способів: а) Вид - Таблиця б) Запит - Виконати в) У піктографічне меню клацнути кнопку з! Access відобразить Dynaset відповідно до заданих критеріїв. 1.4.6 Збереження запиту Щоб не готувати проект запиту всякий раз заново, його слід зберегти.
Це рекомендується робити для складних запитів, в яких міститься багато полів, критеріїв, обчислень. Зберігається специфікація запиту, а не Dynaset.
Файл - Зберегти - Вказати ім'я запиту - ОК. 1.4.7 Редагування запиту Для внесення змін до запиту: 1) Маркувати у вікні БД запит 2) Клацнути на кнопці «Конструктор» 3) Відкриється вікно проектування запиту. Перенесення поля в іншу позицію: перетягнути його мишею. Вставка додаткового поля: перетягнути його зі списку полів таблиці в ту колонку специфікації, в яку хочемо вставити. Якщо в цій колонці знаходиться поле, воно й всі наступні поля зрушаться праворуч.
Видалення поля: маркувати його і натиснути Del. 1.5 Перехресний запит Якщо необхідно об'єднати дані у форматі рядків - колонок (двовимірна таблиця), то слід виготовити перехресний запит. При проектуванні перехресного запиту можна вказати в якості заголовків для колонок значення деяких полів або виразів. Перехресні запити дозволяють більш компактно, ніж звичайні запити, индицировать дані, об'єднуючи однотипну інформацію. Етапи створення перехресного запиту за допомогою майстра: 1) У вікні бази даних відкрити розділ «Запити». 2) Клацнути по кнопці «Создать». 3) У діалоговому вікні «Створення запиту» вибрати «Перехресний запит». 4) У першому діалоговому вікні майстра створення перехресного запиту зі списку «Таблиці / Запити», необхідно вибрати таблицю, поля якої будуть виведені у перехресному запиті. Якщо для створення запиту використовується не одна таблиця, то спочатку необхідно створити запит, в якому використовувалися б поля всіх таблиць, необхідних при створенні перехресного запиту. Натиснути кнопку «Далі». 5) У наступному вікні майстра необхідно визначити поля, значення яких будуть використані в якості заголовків рядків. Допускається вибір не більше трьох полів. 6) У третьому вікні майстра необхідно вибрати поля, для використання їх значень як заголовків стовпців. Натиснути кнопку «Далі». 7) У наступному вікні майстра необхідно вказати, які обчислення потрібно зробити на перетині шпальт і рядків. Натиснути кнопку «Далі». 8) У останньому вікні можна вказати ім'я запиту, переглянути або змінити структуру запиту. Натиснути кнопку «Готово». 9) У результаті виконання запиту з'явиться вікно, що містить двовимірну таблицю, на перетині шпальт і рядків якої будуть показані обчислені значення. 1.6 Параметричний запит Щоб мати можливість багаторазово виконувати запит, при виконанні змінюючи умови відбору, необхідно додати параметр. Для встановлення параметра в рядок Умова відбору замість звичайного умови вводиться у квадратних дужках текст-підказка. Access розміщену в квадратні дужки інформацію розглядає як ім'я запиту. В одному запиті можна задати декілька параметрів, головне, щоб тексти-підказки були інформативними і унікальними. При виконанні такого запиту Access по черзі за допомогою вікон пропонує введення значень кожного параметра. Для проектування параметричного запиту необхідно: 1) Розробити запит вибору, що включає цікавлять поля, встановити критерії відбору. 2) Заповнити його параметрізуемие поля не конкретним критерієм вибору, а зверненням до користувача для введення критерію. Це звернення під час виконання запиту видається користувачеві, він введе критерій відбору, на основі яких ведеться відбір даних. 3) Звернення в осередку критеріїв записується у квадратних дужках. 1.7 Запити дії За допомогою запиту дії користувач може змінювати або переносити дані в таблицях, видаляти або додавати групи записів у таблицях, виготовляти нові таблиці з набору Dynaset. Розрізняють чотири типи запитів дії: запит доповнення; запит видалення; запит оновлення; запит створення таблиці. У вікні БД Access встановлює перед ім'ям запиту дії знак оклику. 1.7.1 Запит на додавання За допомогою запиту на додавання можна приєднати запису однієї таблиці в кінець іншої таблиці ця таблиця може перебувати як у цій базі даних, так і в іншій. Для створення запиту на додавання необхідно: 1) У базі даних створити новий запит за допомогою конструктора запитів. 2) Додати поля таблиць, необхідні для виконання запиту. 3) Виконати команду Запит - Додавання. 4) Access додасть в зону специфікації запиту рядок «Додавання», куди автоматично заносяться імена полів. 5) Виконати запит, натиснувши! на панелі інструментів. 6) У спец. вікні необхідно підтвердити кількість додаються записів. 1.7.2 Запит на видалення За допомогою запиту видалення користувач може видалити групу записів, відібраних за певними критеріями. Запит видалення не можна скасувати. Створення запиту на видалення: аналогічно створення запиту на додавання, за винятком пункту 3. У ньому необхідно виконати команду Запит - Видалення. 1.7.3 Запит на оновлення Запит оновлення - для зміни групи записів, відібраних на основі критерію. 1) Спроектувати запит вибору. 2) Виконати його. 3) Повернутися в режим проектування. 4) Запит - Оновлення. 5) Access додасть в специфікацію запиту рядок "Оновлення". У рядку задають нові значення. Виконати запит, натиснувши! у рядку піктограм, потім кнопку ОК. 1.7.4 Запит створення таблиці З Dynaset можна виготовити таблицю з допомогою запиту створення таблиць. Використовують запит для архівування старих записів або збереження резервних копій таблиць. 1, 2, 3 пункти аналогічні запиту на оновлення. 4) "Запит" - створення таблиці. 5) Access відкриє вікно "Створення таблиці" куди вводять ім'я таблиці. 6) Натиснути ОК. 7) Виконати запит. Після виконання запиту буде створена нова таблиця, яка містить всі записи, відібрані на основі критерію. У повсякденному житті часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані запити до бази даних дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані.
У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць установлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку та відбору даних, які відповідають певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють відновити або видалити одночасні декілька записів, виконати вбудовані та спеціальні повідомлення.
У вікні бази даних можна працювати з усіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типу слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати та змінювати існуючі об'єкти і створювати нові.
База даних дозволяє швидко і ефективно управляти урахуванням інформації. Зручний інтерфейс програми Microsoft Access дозволяє легко орієнтуватися в базі даних, не вимагаючи від користувача будь-яких спеціальних навичок роботи з електронно-обчислювальними машинами. ЛІТЕРАТУРА 1. Берлінер Е.М., Глазиріна І.Б., Глазирін Б.Е. Office 2000. - М.: ЗАТ "Видавництво БИНОМ", 2000. - 528с. 2. Малявко С. Керівництво користувача Access для Windows'98 (серія "Без проблем!"): Пров. з англ. - М.: БІНОМ, 1996. - 400с. 3. Персон Р., Роуз До Microsoft Access 2000 в оригіналі: пров. з англ. - СПб.: BHV-С. - Петербург, 1997. - 1120с. 4. Тідроу Р. Посібник з встановлення та налаштування Windows XP: пров. з англ. - М.: Східна Книжкова Компанія, 1997. - 688с. 5. Фігурне В.Е. IBM PC для користувача. Вид. 5-е, виправлене. і доп.-С.Петербург, "Коруна", НПО "Інформатика і комп'ютери", 1994. - 352с. 6. Франкен Г.С., Малявко С.М. Windows для користувача. - К.: Торгово-видавниче бюро BHV, 1995. - 448с. 7. Хомоненко А.Д. та ін «Основи інформаційних технологій»: Навчальний посібник. - СПб: КОРОНА print, 1998. 8. Гайдамакін Н.А. «Автоматизовані інформаційні системи, бази і банки даних» - М. Геліос АРВ, 2002. - 368с. 9. Петров В.М. «Інформаційні системи» - СПб, 2002. - 688с. 10. Макарава Н.В. та ін «Інформатика»: Підручник. - М: Фінанси і статистика, 1999. - 349с.: Іл. 11. Симонович С.В. та ін «Інформатика»: Базовий курс. - СПб.: Питер, 2001. 12. Хомоненко А.Д., Циганков В.М., Мальцев М.Г. «Бази даних»: Підручник / за редакцією А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА print, 2000, - 416с. 13. А. Федоров, М. Єлманова, «Бази даних для всіх». - М.: КомпьютерПресс, 2001 - 256с.: Іл. 14. Кузнєцов С.Д., «СУБД і файлові системи». - М.: Майор, 2001. - 176с.
Размещено на Allbest.ru
Страницы: 1, 2
| 
