Microsoft Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных, например: текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты) и представления данных для вывода на экран или печать.

Так как Access является современным приложением Windows, в распоряжении оказываются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange - Динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE позволяет выполнять функции и производить обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access можно использовать макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамического обмена данными с другими приложениями. Технология ActiveX является более совершенной технологией Microsoft, которая позволяет устанавливать связи с объектами другого приложения или внедрять объекты в базу данных Access. Это могут быть рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows, поддерживающих технологию ActiveX.

Microsoft Access воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database Connectivity - Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server.

Реляционная СУБД предоставляет разнообразные средства для работы с данными. Можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Он позволяет определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое возможностями средство графического построения запроса - запрос по образцу обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос.

Когда возникает необходимость коллективного использования информации, только настоящая система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из них не будет сохранено, либо будут сохранены все.

Для того чтобы успешно решить задачу об учете расхода металла на предприятии необходимо приложение Microsoft Office 2003 для Windows XP.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Приложение Microsoft Office объединяет удобные и простые в использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.

Семейство Microsoft Office обладает широкой встроенной поддержкой технологий Интернета. В результате Office является наилучшим набором инструментов для создания и управления интранет-документами, а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным в интранет-сетях.

Microsoft Office разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей - возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office.

В Microsoft Office панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как механизм проверки орфографии. Будучи установленным единожды, они используются всеми приложениями Microsoft Office, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Внемашинное информационное обеспечение

2.1.1.1 Информационная модель (схема данных) и ее описание

Схема данных (табл. 2.1) позволяет установить связи между таблицами и обеспечить целостность данных. Из этой схемы видно, что главной таблицей является таблица «Выпуск продукции», которой подчиняются 5 таблиц: «Расход металла», «Перечень предъявок», «Заказы», «Технологические отходы», «Нормы расхода». Каждая из них имеет код, по которому осуществляется связь с главной таблицей «Выпуск продукции».

Таблица 1. Схема данных

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти «связующие» поля называются внешними ключами.

В базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Отношение - способ, которым информация в одной таблице связывается с данными в другой таблице. В базе данных используется тип отношения: «один-ко-многим» (например, один клиент может разместить много заказов, но любой заказ относится только к одному клиенту).

2.1.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования информации обусловлена:

- ее большими объемами;

- высоким удельным весом алфавитной информации;

- преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

- возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системой кодирования называется совокупность правил кодирования элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится определенное число разрядов в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Система повторения применяется для кодирования отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения позиций включают в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризующие данный объект.

Комбинированная система предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Код «Бух шифр» относится к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о трубах.

Код «Бух шифр» обозначает следующее:

1051… - тонкостенные трубы;

1052… - тянутые трубы;

1053… - котельные трубы;

59… - трубы, предназначенные для хозяйственных нужд.

Код продукции и № заказа п/п относятся к порядковой системе кодирования, т.к. номера присваиваются по порядку без пропуска номеров.

На предприятии для кодирования информации используется комбинированная система кодирования.

2.1.1.3 Характеристика входной информации

2.1.1.3.1 Нормативно-справочная информация

База данных состоит из шести таблиц:

1. Расход металла.

2. Перечень предъявок.

3. Заказы.

4. Технологические отходы.

5. Нормы расхода.

6. Выпуск продукции.

Таблица используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъекта, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

Справочник «Расход металла» (табл. 2) содержит следующие поля:

- Бух шифр,

- Выпуск металла в тоннах.

В нем отображается информация о том, сколько было выпущено металла в тоннах.

Таблица 2 Расход металла

Справочник «Перечень предьявок» содержит следующие данные:

- № предъявки,

- Дата,

- Заказ,

- Гост или ТУ,

- Марка стали,

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6