-Выездные совещания, коллегии, заседания государственных структур

-Конференции, семинары, круглые столы

-Профессиональные конкурсы

-PR акции по «смежной» с тематикой выставки теме

-Участие руководителей государства, министерств и ведомств, субъектов РФ в Официальной церемонии открытия выставки

Общественная активность организаций в области выставочной деятельности преследует ряд целей:

-консолидация усилий, направленных на укрепление значимости выставочной деятельности в экономике страны

-создание правовых, экономических и организационных условий, оптимальных для деятельности организации

-лоббирование интересов компании в государственных, профессиональных, общественных структурах

-оказание влияния на лиц, принимающих решения в области выставочного бизнеса

-укрепление имиджа компании, большая узнаваемость и престиж компании в деловом мире Борисова Е.А.Эффективные коммуникации в бизнесе. - СПб.: Питер, 2005.

Соответственно целям общественной деятельности, можно выделить ряд ее направлений:

-Участие в законотворческой и нормотворческой деятельности (в работе Комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности федерального и московского уровней, Союза выставок и ярмарок России, стран СНГ и Балтии, Гильдии выставочно-ярмарочных организаций МТПП)

-Участие в работе ведомственных комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности (Министерства, соответствующие структуры профессиональных объединений и др.)

-Участие в разработке программ и концепций развития, обычаев делового оборота и др. инструментария профессионального выставочного сообщества

-Участие в работе международных выставочных организаций (Союз международных выставок (УФИ), Международной Ассоциации выставочного менеджмента (IAEM) и др.)

-Размещение в СМИ информационных и аналитических материалов, освещающих актуальные проблемы развития выставочно-ярмарочной деятельности, вопросы маркетинга, истории развития выставочного дела и др.

-Организация/участие в мероприятиях (конкурсов, презентаций др.), значимых для представителей выставочного бизнеса в имиджевом плане (например, конкурсы выставочных каталогов, «Московский предприниматель», различные рейтинги и т.д.) Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2006.

Важную роль в том направлении общественной деятельности, которое условно можно назвать «репутационный менеджмент», играет правильное позиционирование своей организации. Необходимо вычленить для себя слабые и сильные стороны организации, уникальные черты и «раскручивать» именно их, чтобы «отстроиться» от конкурентов.

Важное значение имеет также правильно выстроенная история выставочной компании.

Важно также, чтобы полной и «правильной» информацией о компании владели сотрудники компании на всех уровнях, с тем чтобы компания выступала во внешнем мире «единым фронтом Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография. - М.: Евразийский регион, 1998».

Паблик рилейшнз - неотъемлемая часть стратегического менеджмента выставочной компании.

Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR - это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи.

Для наиболее эффективного использования возможностей инструментов PR в выставочной компании должна быть создана пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону. Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться.

В функции пресс-службы выставки входит:

-контакт со средствами массовой информации

-генерирование новостей

-распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений

-паблисити

-ответы на запросы прессы и предоставление информации

-проведение совместных PR-акций со средствами массовой информации

-организация пресс-конференций

-контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, и применение мер к исправлению ошибочных материалов

-анализ эффективности PR-акций Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. -- СПб., 2002.

А) Контакт со средствами массовой информации

Залогом эффективности деятельности пресс-службы является непрерывность ее работы. Установление доброжелательных, а по возможности, и дружественных связей с редакторами, журналистами и другими сотрудниками средств массовой информации - важнейшая функциональная обязанность пресс-секретаря.

В) Генерирование новостей

Одним из важных направлений работы пресс-службы является публикация новостийной информации о деятельности выставочной компании, тем более, что многие события, происходящие в процессе подготовки к выставке, являются общественно-значимыми и интересными той или иной аудитории.

Новость обязательно должна содержать ответы на следующие вопросы: кто, где, когда, что сделал, как сделал, зачем сделал.

Примеры информационных поводов:

-презентация новой выставки

-юбилей компании, выставки, день рождения руководителя

-заседание Оргкомитета выставки

-официальные документы, регламентирующие проведение выставки

-высказывание ньюсмейкера о выставке

-вручение медалей и дипломов выставки

-итоги выставки

-заключение договора с крупной компанией

-участие в работе общественных и профессиональных

-организаций

-получение наград профессиональных конкурсов или знаков профессиональных выставочных объединений

-благотворительность и т.д.

С) Распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений Выставочный менеджмент / Под ред. И. Филоненко. М., 2004.

Когда система информационных поводов разработана, необходимо выбрать каналы и способ распространения новостей.

В настоящее время наиболее эффективным и оперативным является распространение с помощью электронной почты. Еще одно его преимущество - возможность посылать индивидуальные письма на личный ящик редактора или журналиста.

Текущие новости необходимо рассылать регулярно постоянным информационным партнерам. Информацию о каких-либо специальных или очень важных событиях надо распространять среди информационных агентств и всех газет. Кроме того, пресс-служба должна максимально использовать ресурсы онлайновых СМИ.

Для оперативной рассылки необходимо составить список получателей новостей, в котором должно быть указано издание, отдел и конкретный человек. Чем более конкретным будет адресат, тем больше шансов у письма не оказаться выброшенным в корзину сразу же по получению. Этот список должен постоянно обновляться.

D) Паблисити

В функции пресс-службы входит также и поддержание паблисити - распространение в СМИ информации о человеке - руководителе компании. Чтобы материал был опубликованным, он должно содержать фактор "новизны".

E) Ответы на запросы прессы и предоставление информации

Два важных условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: оперативность и точность. Если журналисту нужна дополнительная информация, если он задает вопрос по телефону, значит, ему необходим быстрый ответ. Если пресс-секретарь не может сразу предоставить информацию, он должен иметь в виду, что второй раз журналист может и не позвонить.

Лучше всего передавать дополнительную информацию по электронной почте или по факсу, так как телефон не может гарантировать точности передачи.

F) Проведение PR-акций со средствами массовой информации

PR-акции, наряду с рекламными кампаниями в средствах массовой информации, могут эффективно решать задачи по продвижению выставок. К ним относятся презентации, фестивали и показы мод, конференции и семинары, пресс-клубы.

-…Игры, конкурсы и викторины

До сих пор игры, конкурсы и викторины очень популярны среди широких слоев населения, поэтому они являются очень эффективными PR-акциями.

Технология проведения конкурса очень проста: на страницах издания публикуются условия участия и задания. При этом обязательно указывается, что призы предоставляет выставочная компания (Оргкомитет, Спонсор выставки и т.д.) и церемония награждения победителей состоится на выставке.

Таким образом, СМИ привлекает к себе дополнительный интерес со стороны читателей, а выставка- посетителей и дополнительные баллы к своему имиджу.

-…Презентации

Достаточно часто СМИ нуждаются в площадке для проведения презентации самих себя, своей новой рубрики или тематического приложения. В этом случае организатор может предоставить сцену выставки (или другую удобную площадку) для проведения этого мероприятия.

-…конференции и семинары, пресс-клубы

Время от времени средства массовой информации проводят конференции по актуальным проблемам или заседания клуба своих друзей. В этом случае конференц-зал выставки - одно из лучших мест проведения этих мероприятий.

-…Фестивали, показы мод, конкурсы красоты

Вместе со СМИ можно проводить различные фестивали, конкурсы красоты, показы мод и т.д. Зрелищные мероприятия всегда привлекают дополнительных посетителей, способствуют созданию праздничной атмосферы выставки и, что самое главное, служат укреплению ее положительного имиджа.

G) Контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, применение мер к исправлению ошибочных материалов

После проведения любого PR-мероприятия, будь то рассылка новостей, PR-акция или пресс-конференция, пресс-служба должна провести пресс-клиппинг - анализ вышедших в СМИ материалов. Для этого необходимо регулярно проводить мониторинг СМИ, а после пресс-конференций обзванивать журналистов по регистрационным листам Василик М.А. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2006. - 615 с..

В случае обнаружения неточной или ложной информации представитель пресс-службы должен попытаться получить объяснение этого. Однако какими бы ни были причины публикации, нужно помнить, что ссориться с журналистами нельзя. Пресс-секретарь должен найти конструктивное решение проблемы. Нередко случается так, что нелицеприятная статья становится началом продолжительного и продуктивного сотрудничества журналиста и выставочной компании.

H) Анализ эффективности PR-акций

Пресс-служба должна внимательно следить за всем, что появляется в печати, особенно, если это прямо или косвенно затрагивает интересы выставочной компании.

Параметры, по которым можно судить об эффективности деятельности пресс-службы, делятся на две группы:

-……Прямые:

-количество субъектов, отреагировавших на полученную информацию

-количество персон, пришедших на организованное специально для них мероприятие (презентацию, пресс-конференцию, круглый стол и др.)

-количество СМИ, разместивших полученную информацию или подготовивших материалы по итогам участия в специальном мероприятии, по объему и характеру вышедших материалов

-……Косвенные:

-процент участников целевой аудитории, изменивших свое отношение к выставке

-процент участников целевой аудитории, принявших положительное решение об участии в выставке

Первая группа показателей - собранные в отдельную папку вышедшие публикации позволяют хотя бы приблизительно оценить эффективность проведенных PR-мероприятий. Тем не менее, количество газетных вырезок само по себе не может дать реальной картины результатов деятельности пресс-службы. Вырезки материалов прессы - лишь материальное свидетельство того, что появилось в печати, и хотя количество строк в статье что-то значит, необходимо проанализировать вырезки, приняв во внимание тип издания, его положение среди других, тираж, социальный состав читателей. Вовсе не очевидно, что все напечатанное: (а) прочитано; (б) понято; (в) воспринято благоприятно.

Вторая группа показателей вообще не поддается планированию и прогнозированию, поскольку мотивация к совершению того или иного действия, а тем более, изменение мнения по тому или иному поводу, являются результатом совокупности ряда факторов, где PR-обеспечение выступает лишь в виде отдельной и не всегда доминирующей составной части Метелёва Ю.А. Маркетинговые коммуникации. Правовое регулирование. - М.: Статут, 2006..

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9