Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией выделяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты); место для проставления даты и регистрационного номера; место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланка письма структурного подразделения – реквизит «Наименование структурного подразделения».

В бланках исполнительных органов и их структурных подразделений (подведомственных учреждений) все наименования пишутся в именительном падеже и в строгом соответствии с уставами или положениями. Закрепленное в уставе или положении сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного наименования.

Краткое наименование могут помещать на своих документах только подведомственные учреждения, если выше в бланке указано полное наименование учредителя. Образцы бланков исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений утверждаются распоряжением исполнительного органа.

Бланки исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений могут изготавливаться с использованием компьютерной техники. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов. Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».

Автором служебного документа является организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности сверху вниз: «наименование министерства (ведомства)», «наименование учреждения (организации)», «наименование структурного подразделения».

Наличие в бланке документа адреса организации предполагает переписку, ответ на документ. Адрес включает в себя: почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса, электронный адрес; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.

Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. В практике работы государственного учреждения чаще всего используются следующие виды документов: распоряжение, приказ, протокол, справка, извещение, выписка, акт и другие. Для каждого из видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом.

В государственных учреждениях для документов постоянного применения (например, справок, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

С развитием компьютерных технологий различные виды документов заводятся в базу данных в виде шаблонов и именно в таком виде чаще всего используются в государственных учреждениях.

Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой исполнительным органом государственной власти. Для писем регистрационный номер чаще всего складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

На бланках писем выделяется место для ссылки на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как он предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа – один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит должен полностью соответствовать реквизиту из инициативного документа.

В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как название организации и ее адрес, пишутся дважды - на русском и иностранном (чаще всего английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.

5.1 Текст документа

Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты. Например:

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил».

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа – «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «администрация считает возможным»).

5.2 Подпись – обязательный реквизит любого служебного документа

Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения, подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.

На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи – председателя и секретаря.

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй – главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии, инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов.

Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке – он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии. В случаях, когда документ направляется в вышестоящие и равные учреждения, подписывается каждый экземпляр документа.

6. Согласование, визирование и утверждение документа

Согласование документа – это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому большинство документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Страницы: 1, 2, 3