Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). Визирование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (указы, постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения.

Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственное оформление.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

6.1 Оттиск печати

Способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе является оттиск печати. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Заверяются документы печатью организации.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Гербовая печать в учреждении должна быть только одна. В практике государственных учреждений оттиск печати с изображением герба проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых для получения денежных средств, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел.

Простые круглые мастичные печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простые печати могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.

Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Реквизит «Отметка о заверении копии» может включать указание о месте нахождения подлинника документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

6.2 Исполнение документа и отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово «исполнитель» или «исп.» не печатается).

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит: из слов «В дело»; указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения; даты.

Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратким сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

7. Организация работы с документами

Организация работы с документами включает следующие этапы: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование дел, передача дел в архив.

Регистрация документов – это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации невозможна, когда необходимая информация не может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения,

Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения. Чаще всего применяется смешанная форма регистрации.

Поступающие документы по почте, факсу, электронной почте, через курьеров, регистрируются как «входящие» (за исключением нерегистрируемых документов). Входящие документы при регистрации должны иметь следующие реквизиты: дата получения; регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ. Регистрационная форма для исходящих документов должны иметь следующие реквизиты: название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата документа; адресат; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа; дата документа; количество листов документа и приложений к нему; ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ. Зарегистрированные документы передаются исполнителям.

Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством картотеки, построенной по структурному принципу, удобному для пользователя. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу. В настоящее время в системе органов исполнительной власти Архангельской области и подведомственных им государственных учреждений регистрация документов ведется в системе «Дело», вобравшей в себя лучшие традиции оперативного делопроизводства, позволяющей максимально унифицировать работу с документами, получить в любое время информацию о ходе его исполнения.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения. Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения поставленного в документе вопроса; по сроку исполнения; по форме исполнения. Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, либо делегирует эту часть функций другому конкретному лицу. Контроль срока и формы исполнения могут производить службы делопроизводства или специальные контрольные службы.

Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку, систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое подшивается исполненный документ.

7.1 Номенклатура дел

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации.

Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов; начальная и конечная даты дела; указание на подлинность документов.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно.

В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Для этого ценныая документация передается в архив. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя учреждения.

По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным образом утверждены, а дела переданы в архив.

8. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в государственные учреждения и созданных ими за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

Заключение

С увеличением числа создаваемых документов в государствах складывались традиции в сфере документирования, создавался штат профессиональных специалистов в области создания и обработки документов, стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры.

Основными направлениями совершенствования документации с конца 60-х годов XX века становятся стандартизация и унификация, разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям и содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время действует около двадцати унифицированных систем документации (далее – УСД). Разработаны и утверждены Государственные стандарты, устанавливающие определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда, способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Список литературы

1. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1990.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.,2001.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 2005.

4. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. Практические рекомендации. — М., 2006.

5 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М., 2006.

6. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. — М., 2007.