Реферат: Основы делопроизводства
Содержание
Введение.. 3
Структура
и назначение номенклатурных дел.. 13
Требования
к формированию дел.. 14
Правила
хранения дел.. 22
Экспертиза
ценности документов.. 25
Оформление
дел.. 27
Составление
описей дел.. 28
Порядок
передачи дел в архив.. 30
Архивное
хранение документов в электронной форме.. 31
Приложения.. 33
Введение
Приступая к изучению
курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными
терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство —
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
Первоначально термин
появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела:
«дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость
закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого
издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может
быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как
собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом
понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное
делопроизводство включает:
• обеспечение
своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с
документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль,
хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив,
уничтожение).
Параллельно с термином
«делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное
обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление
компьютерных систем и их организационным, программным и информационным
обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В
настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение
управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же
деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях
документов, регламентирующих организацию документационных процессов:
«Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления
документа. Государственный
стандарт определяет документирование как «запись информации на различных
носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать
информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли
«документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных
стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок,
графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным
образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным,
типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и
фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов
документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.
Организация работы
с документами —
это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в
справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как
«организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности
учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами
входит:
• прием и первичная
обработка документов;
• их предварительное
рассмотрение и распределение;
• регистрация
документов;
• контроль исполнения
документов;
•
информационно-справочная работа;
• исполнение
документов;
• их отправка;
• систематизация
(формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из
перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий,
обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел
(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и
систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое
решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или
управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения»,
«показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация — сведения
о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы
их представления».
В каждой области человеческой
деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно
подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В
федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на
предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности)
обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей
управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации
предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность,
адресность, доступность для восприятия человеком.
Документы используются в
различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются
объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия
«документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он
используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом
доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником,
кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации
и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об
информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее
определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и
в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и
архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует
раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит
из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами
(наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет
следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы
состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями
создания документа, его I
назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих
документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и
состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом
случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на
материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления
необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении
документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов,
событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности
человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав
(отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление,
возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и
неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы
деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные
(рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные
и официальные и др.
Официальные
документы — это документы, созданные юридическими
или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди
них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы,
которые определяются государственным стандартом как официальные документы,
используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации
документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации
любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их
структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для
принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и
источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой
работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и
как результат труда.
Многие формы
управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:
распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;
планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде
составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической
документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому
документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как
средства:
• регламентации
деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной
деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и
обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации
(письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в
сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных
коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством
осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и
обобщения информации.
Документ возник прежде
всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение
латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность
документа также определяется понятием «юридическая сила документа».
Для управленческой
деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает,
что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для
тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий
(органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций,
должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на
нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила
документа — это свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1.
Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица,
выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его
подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы
только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие
в определенное время общегосударственные правила составления и оформления
документов.
К числу наиболее юридически
значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и
регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике
принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые,
подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным
способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его
содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической
силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный
документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без
помарок и исправлений.
Документ, в котором
содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и
месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это
первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной.
Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его
внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и
печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается
на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной
связи, принтеров. Для документов,
изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и
последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они,
как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск.
Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно
повторяет его форму.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|