|
По окончании
делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о
документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации
документов. Данные о документах организации за истекший год используются для
составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела
документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом
порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список
документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале
дела.
Архивные правила
предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного
сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять
подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной
технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют
поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи
документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе
подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела
постоянного и долговременного сроков хранения.
Приложения
Форма
итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и
количестве дел, заведенных в _____ году в организации
| По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
| переходящих |
с отметкой ЭПК |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного
(свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного
(до 10 лет включительно) |
|
|
|
| Итого |
|
|
|
Наименование
должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
|
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
|
Форма
номенклатуры дел
|
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____№ _______________
______________________
(место составления)
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
|
Итоговая запись о категориях и
количестве дел, заведенных в _____ году в организации
| Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным
архивом
(лица, ответственного за
архив)
|
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
|
Форма описи дел
постоянного хранения
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства
(ведомства)
Подпись Расшифровка
подписи
|
Фонд №_________________
Опись №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название
раздела
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено
_________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за
архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства (ведомства)
от _______________ № _____
|
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______________ № _____
|
Форма описи дел
долговременного хранения (свыше 10 лет)
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства
(ведомства)
Подпись Расшифровка
подписи
|
Фонд №_________________
Опись №______________
дел долговременного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название
раздела
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено
_________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за
архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
Образец
листа заместителя
|
Лист-заместитель
Документ № _____ от _______,
поступивший
(наименование
корреспонденции)
По вопросу_______________________
Выдан _______________
_________________
когда
кому
Выдал________________
Получил____________________
|
Образец
карты – заместителя
|
КАРТА-заместитель
Дело № _____ 2002 г.
Структурное подразделение
| Дата выдачи |
Количество листов |
Кому выдано |
Расписка получателя |
Дата возврата |
Расписка о приеме |
|
|
|
|
|
|
|
|
Образец
листа заверителя дела
|
Лист-заверитель
В дело подшито (вложено) и
пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а,
112а, 112б + 2 листа внутренней описи.
Лист 5 имеет физические повреждения
– разрыв и склейка.
Секретарь
Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
Образец
годовой описи дел
ОПИСЬ
№__________________________________________
Название раздела
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ___________
дел с № ______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
форма
внутренней описи документов дел
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ____________
| № п/п |
Индекс документов |
Дата документов |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого______________________________________________
документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи
____________________________
цифрами и прописью
Должность подпись
И. О. Фамилия
|
