Если организация небольшая
и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или
функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер
в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в
индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и
порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс
дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении,
которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения
заголовок дела располагается под номером «2» (02).
Индексация структурных
подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие
дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения
номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме,
которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе
документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных
архивов.
Форма номенклатуры
представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество
томов, сроки хранения и примечания.
Название раздела |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по
Перечню |
Примечание |
01—02 01—03 |
Устав фирмы
Штатное расписание
|
|
Пост., ст. 37 Пост., ст.52 |
|
В первой графе
проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого
раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных,
не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа — названия
заголовков дел.
Каждое дело может
составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании
делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов,
частей) — заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и
статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на
Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают
конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например,
инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до
замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют
именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая
означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть
подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов
на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в
течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются
отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре
заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в
номенклатуру дел.
Итоговая запись о
категориях и количестве дел:
По
срокам хранения |
Всего |
В том числе переходящих |
Постоянного |
8 |
1 |
Временного
(свыше 10 лет) |
14 |
6 |
Временного
(до 10 лет включительно) |
25 |
|
Итого |
47 |
7 |
В итоговой записи
отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения
свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается
количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи
оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата
составления.
Номенклатура составляется
службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и
согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее
руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы
поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на
согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и
только после этого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел
структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один
экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном
подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел
организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают
и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации
и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную
номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном
архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый
используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в
соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Формирование начинается с
начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело
заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию
дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных
документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной
последовательности; оформление обложек дел.
Формированием дела называется группирование исполненных
документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
После того как документы
исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри
них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного
документа.
Правильное распределение
документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск
необходимых документов и их сохранность.
Формирование начинается с
начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело
заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию
дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных
документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной
последовательности; оформление обложек дел.
Большое значение имеет
правильное расположение документов внутри дела. От того в какой
последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска
необходимой информации.
Документы
систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее
существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический,
хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный
(вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в
делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая
систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации
документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов,
наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о
наложении взысканий, поощрениях".
В нумерационном порядке
группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы,
приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Копии приказов о
наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не
подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами
систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных
правил, общих для всех категорий документов:
• в дела подшиваются
только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату
документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ,
помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно
проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса,
дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются
документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с
оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо
ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие
содержание первых экземпляров;
• документы постоянного
и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того,
отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела
формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных
органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация
учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются
в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.
Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не
должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов
больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в
номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка
документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение
экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и
использованию.
Правила хранения дел
Дела считаются
заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они
формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив
организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в
запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их
сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на
полках вертикально в последовательности, которая соответствует
последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела
указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на
внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска
документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру
дела — нужную папку с документами.
Для учета документов
определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись
документов дела - это
учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых
номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
ВНУТРЕННЯЯ
ОПИСЬ документов дела №
|
№
п/п
|
Индекс документа |
Дата
документа
|
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Внутренняя опись
составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы
ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам
документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется
инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись
помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом
документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней
описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов
самой описи:
Итого_____________________________
документов.
(цифрами и
прописью)
Количество листов внутренней
описи_____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Подпись
подписи
Расшифровка
Дата
|
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|