|
В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафиксированная на материальном
носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнения
возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой
деятельности, определяя его полифункциональность.
Обязательным элементом оформления документа, обеспечивающим его
юридическую силу, является реквизит. ГОСТом Р 6.30—2003 устанавливается
максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных
документов.
Юридическая сила документа есть
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Организация работы с документами —
составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, а
также систему хранения документов и использования их в текущей деятельности органа
управления.
Документооборотом организации,
учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур,
обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или
поступления до завершения исполнения или отправки.
Система хранения документов представляет
собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов
с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации,
учреждения.
1.2
Документирование управленческой деятельности: унификация и стандартизация
Государственная
система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность
принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в органах
государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и
общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения,
общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы
по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная
цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение
качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных
технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,
совершенствование работы аппарата управления.
В
развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и
методические документы по совершенствованию документационного обеспечения
управления:
Документационное
обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой,
подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица
организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных
положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и
республиканских нормативных и методических документов.
Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения
распространяются на все системы документации органов государственного
управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и
предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и
микрографии.
Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения являются
нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации
состава и форм документов, повышения их качества, работ службы
документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения
новейших технических средств.
Общие
требования разработаны в соответствии с законами РФ, устанавливающими порядок
организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов
государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих
решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования
методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения,
государственными стандартами в области документации и автоматизированной
обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных
систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической
информации.
Единые
требования ко всем системам документации внедряются путем издания
государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по
вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих
специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем
документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием
сроков их хранения.
На
их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,
организующие документационное обеспечение управления. Учреждения
государственной архивной службы РФ оказывают министерствам и ведомствам
организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы
документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные
документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические
документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.
1.3 История
управления и делопроизводства в 1945-1990 гг
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы
восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй
план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к
разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести
к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно
качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с
периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти
для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения
управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего,
на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию
информационных технологий в этой области.
Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в
80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики,
математических методов управления, информатики и технической элементной базы
привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни
промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую
деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного
офиса". Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления,
НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных
проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной
системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных
систем документации, совершенствование специальных систем документации,
рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности
управленческих работников.
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по
вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников
административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию
во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена
актуальность создания специализированного института с возложением на него
задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и
обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого
совещания активизировали работу ученых и практиков управления.
Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами
стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная
инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в
которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот
период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете
Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку
документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В
1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части
делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий
СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб
документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы
документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым
юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета
Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному
архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась
разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать
подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе
делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД),
которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД
разработал только методическую программу исследований.
В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке
которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права
Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре
1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке
и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для
использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы
ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию
выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила
комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и
рекомендации по научной организации труда служащих, структуре
делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений
повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила
оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.
Однако элементы новых информационных технологий, частично
реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД
представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и
финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже
созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в
1988 г.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг.
стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и
др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.)
технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных
систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти
унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере
позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления
значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры
поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для
автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался
научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных
систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной
автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования
и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось
реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не
получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и
остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и
концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично
реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не
сформулирована.
Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации
сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский
классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм
документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные
положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции
ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной
численности сотрудников служб документационного обеспечения управления,
Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и
укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих
документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора
экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная
система документации не была издана массовым тиражом, что значительно
затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные
программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты
шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют
отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
ГЛАВА 2.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
И ЕГО ОССОБЕННОСТИ В УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
2.1
Характеристика делопроизводства в органах внутренних дел
В
органах внутренних дел различают общее, специальное, секретное и несекретное
делопроизводство. Общее делопроизводство – это документирование общей
управленческой деятельности, присущей любому органу государственного
управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе
осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих
функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.)
аппарата управления.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
| 
