В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

2.3 Организация работы с документами в подразделениях министерства

Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.

Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.

Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок. Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.

Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.

Начальники секретариатов (канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль за своевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяц фиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрение документа (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя, закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязаны регулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.

Порядок обработки отправляемых документов. Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее. Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок. Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.

Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки. Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка. Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку. Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.

Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.

Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы. Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.

С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами УВД и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения. Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:

- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;

- срочной корреспонденции за подписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;

- корреспонденции из центрального здания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде. Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

Пересылка документов, дел и изданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте, упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5