Курсовая работа: Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы
Информатизация
– одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран.
Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация,
знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом
информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического
роста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не только
главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием
процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть
уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам
катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не
только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных
направлениях.
В
современном информационном обществе повышается значение информации как товара.
Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением
развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада
информационного сектора в создание национального богатства. Автоматизация и
широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач
в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств
размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного
обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о
наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского
потенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развития
интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности
Всемирной туристской организации.
Информация в туристической
отрасли
Известно,
что туризм представляет собой мощную отрасль по торговле услугами. Основу
туристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиеся
туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие
услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их
передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по
исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству
и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для
которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности
(предприятия транспорта, торговли и др.).
Туризм – информационно
насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор,
обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для
ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме
не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские
или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места
потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от
изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.
Однако
выделяется одна особенность – связующим центром, удерживающим различных
производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные
потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических
услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме
услуг и платежей.
Услуги
(например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля, комплексные туры и места в
самолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их до
тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о
наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не
переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам.
Можно
выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная и
интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это – комплексная услуга, как с
точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационно
насыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и внутренний, – сфера
растущего применения информационных технологий.
Система
информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной
системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем,
компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных
систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных
средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система
технологий развертывается не тур агентами, гостиницами или авиакомпаниями
каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование каждым сегментом
туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных
частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны
с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь,
основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в
обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры.
Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных
технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится
ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не
телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система
взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.
Современный
уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую
важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности
этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о
турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод
информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов,
описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют,
скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности,
экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские
программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс
расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг
(турпакета).
Как
известно, программное обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные,
предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных
носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система
(Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различных
компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности
(текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и
изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно
использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное /
специализированное ПО.
К
специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации
деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и
«САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1»,
«1С-Рарус: Турагентство».
Основной
функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а
именно:
• осуществление
разнообразных операций для работы с данными;
• оптимизация
и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля
процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;
• формирование
различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или
нескольким странам;
• определение
порядка расчета тура;
• оперативное
оформление заказов;
•
автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;
• создание
справочников по любому сегменту туристского продукта;
• контроль
загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;
К
стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы,
позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для
туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по
клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет
туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных
документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт
данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.
С течением
времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то
ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что
привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то
теперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативного
управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу
автоматизации.
Документы –
это основные информационные ресурсы любой организации, не только в сфере
туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают
информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и
сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс
движения документов, объективно отражающий деятельность организации и
позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного
документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки
персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при
неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а
в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.
Эффективный
документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в
туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной
организации финансового и управленческого учёта.
Системы
электронного документооборота (системы управления электронными документами)
формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами
автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их
понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и
бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.
Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и
конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и
всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого
программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам
(рис. 1).
Конечных
приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество.
Вот несколько примеров:
регистрация
корреспонденции (входящие, исходящие);
электронный
архив документов;
согласование
и утверждение ОРД;
контроль
исполнения документов и поручений;
автоматизация
договорного процесса;
управление
библиотекой книг (bookmanagement);
библиотека
регламентов управленческих процедур;
оформление
командировок;
организация
внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
система
контроля выполнения должностных инструкций.
Рисунок 1.
Классификация СЭД
Ниже
приведены главные отличительные черты основных систем документооборота,
представленных в России. В данном обзоре представлены сведения о системах
полученные, при проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY.
Какие-то
системы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то – менее распространенные в
России – описаны весьма лаконично. Более подробную информацию о системах можно
узнать на сервере конференции Docflow (http://www.docflow.ru).
В обзоре
сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже
самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к
интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным
средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре
только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной
какого-то конкретного продукта.
DocsFusion
и DocsOpen
Разработчиком
этих продуктов является компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/
products/dkm/index.html). Это одна из самых популярных в мире систем,
относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и
компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с
ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система DocsOpen –
клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер
приложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого»
клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент
PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа
DocsFusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в
виду DocsFusion и клиенты PowerDocs иCyberDocs.
В России
DocsOpen представлена достаточно давно и уже применяется во многих
организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная
компания HBS (http://www.hummingbirdsolutions.com). Docs может эффективно
применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи
человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в
первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые
занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные
офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|