Documentum
Documentum
(http://www.documentum.com) – это система управления документами, знаниями и
бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее
представляет компания «ДокументумСервисиз» http://www.documentum.ru/. Система
только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию
одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – это
платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания
распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в
распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства,
динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.
В продукте
предусмотрено все, что нужно крупной организации, – это интегрированная
система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она
включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов:
маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения.
Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе,
управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase. Documentum
содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она
поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением
информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно
работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных
подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации
информации, а также централизованного администрирования.
Documentum
поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи:
создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам /
управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия.
Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного
документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных
процедур.
Продукт
включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum,
в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и
интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства
разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря
такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не
потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum
отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов
форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ
использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность
его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.
Documentum
имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является
«конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек
от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной
стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных
рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков
имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.
LanDocs
Система
LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов.
Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера
документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений,
подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента,
почтового сервера.
Компонент
делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной
СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для
централизованного управления хранением документов в электронном архиве
реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется
модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка.
Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен
специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и
отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик MicrosoftExchange или
LotusNotes.
Продукт
открыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения
сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет
достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения,
исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае
необходимости.
Система
LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания
документов.
MicrosoftSharePointPortalServer
Система
является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной
работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft
(http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), который может претендовать
на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение
версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in).
В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент
(сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент,
интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как к
набору файлов.
В систему
встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может
осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты,
базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Система
способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой
системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно
переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS
Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в
хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного
сервера баз данных.
Система
достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии
делает такое расширение технологичным.
Продукт
наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний,
которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную
организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для
традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для
«оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют
сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с
документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных
усилий.
Система DocsVision
– программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных
корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает
предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного
программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые
приложения с возможностями параметрической настройки.
Общее
назначение, область применения:
1. Создание
корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том
числе: делопроизводство, документационное обеспечение управления; контроль
исполнения решений и поручений;
архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок на
обслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данных
внешних ИТ-систем;
2.
Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в
территориально-распределенной структуре;
3.
Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями,
процессное управление.
Состав
системы DocsVision:
1.
Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – набор
программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает
в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и
базовые клиентские компоненты.
2.
Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы
организационно-распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение,
исполнение, подготовку, согласование документов.
– «Управление
процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения
сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными
системами.
– Средства
настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам
создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных
приложений.
– Модуль
репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на
базе DocsVision.
– Шлюзы
к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других
информационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint,
MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие.
Партнеры и
заказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используя
программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision.
Общие
сведения об архитектуре:
Система
реализована в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента.
Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиент
реализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны по
URL. Система аутентификации пользователей интегрирована с
MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователя
или пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностью
строить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский,
украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы.
OptimaWorkflow
Хотя
система и называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чем
workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет
хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для
этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange.
Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление
комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу
можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей,
так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту
программу.
Система
автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства,
реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об
исполнении поручений.
Тот факт,
что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспорта
MicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите
от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных,
ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется
СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.
Как уже
указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для
формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая
работа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервера
использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется
по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать
на то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качестве
электронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше
MicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только в
процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.
«БОСС-Референт»
Данная
система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории
систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной
работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые
дополнительные сервисы (о них – чуть ниже).
Основное
применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность
сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие
бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление,
согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи
полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой
функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала
фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной
иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы
«БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров,
учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в
«БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и
доски объявлений.
Система
реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям
«БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство
функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию
данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее
открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными
текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным
описанием функций прикладного программного интерфейса.
На
«БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям,
которые уже используют LotusNotes. Остальные должны отдавать себе отчет в том,
что, выбирая эту систему, они получают и LotusNotes в качестве основы своей
информационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию LotusNotes на каждое
рабочее место.
«Дело»
Система
«Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным
представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве
приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все
правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания
«Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр
концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота.
Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем:
чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому
«приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов
(при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет
изменения учетных записей о документах в базе данных.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|