документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения

разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации

управленческих функций[14].

Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда

теоретические разработки в области кибернетики, математических методов

управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой

информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно

развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность

новых технологий, к разработке концепции “бумажного офиса”. Это отнюдь не

умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ,

документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем

- создание системы стандартов по документации, Единой государственной

системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных

систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации

деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой

документации, в который включены наименования форм документов,

унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные

положения по велению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой

редакции Государственной системы документационного обеспечения управления

(ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной

численности сотрудников служб документационного обеспечения управления,

Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и

укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и

творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки

текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для

архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна

унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что

значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое

распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как

правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на

русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в

области создания и оформления документов[14].

1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность

законов, нормативных правовых актов и методических документов,

регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования

документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие

работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое

обеспечение и некоторые другие аспекты.[8]

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и

документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления

и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного

обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и

ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти

субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы

делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические

документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления.

основные требования к документам и службам документационного обеспечения

(ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране

труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь

предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует

единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за

создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов

государственной власти и управления в соответствии с их функциональными

обязанностями (рис. 1.2.1).

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией

в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются

сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган

федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность

за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации

делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с

управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи.

Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства

распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и

формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их

обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют

соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по

внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их

соблюдением.

2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и

сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное

закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов,

систем документации, общая координация проводимых в стране работ по

унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах

деятельности форм документов.

[pic]

Рис. 1.2.1 Органы государственной власти и управления документацией

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются

основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном

масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех

основных вопросов управления документацией и совершенствования

делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации

и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и

обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и

служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В

структуре работников должна быть учтена численность сотрудников

делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или

по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому

направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и

утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий

закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в

настоящее время - Министерство труда).

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого

учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует

общие принципы организации документационного обеспечения деятельности

физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс

устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации

актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или

прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Основными из них являются:

1. Закон Российской Федерации “О стандартизации”

2. Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации”

3. Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”

4. Закон РФ “О государственной тайне”

5. Закон РФ “Об Архивном фонде РФ и архивах”

Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 года №

5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации,

обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и

предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры

государственной защиты интересов потребителей и государства посредством

разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон

устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов

по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля

и надзора за соблюдением требований государственных стандартов,

ответственность за нарушение положений закона, а также порядок

финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите

информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что

информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами

отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом

наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим

создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

порядок документирования информации; право собственности на отдельные

документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в

информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней;

порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в

информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами

государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства,

стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной

собственностью и находиться в собственности граждан, органов

государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и

общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами,

предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение

информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

- установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки,

защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

- определять условия распоряжения документами при их копировании и

распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного

самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять

документированную информацию органам и организациям, ответственным за

формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе

Президента “Об основах государственной политики в сфере информатизации” от

20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном

обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении

информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”

от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного

участия России в международном информационном обмене в рамках единого

мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ

и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и

юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485

регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к

государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах

обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6