Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование

организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения,

хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных

документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет,

использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают

сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах

граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов

архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив,

архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его

государственной и негосударственной частях, устанавливают право

собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему

управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и

использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение

законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного

сотрудничества в области архивного дела.

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Общие понятия документационного обеспечения

Наиболее полным межотраслевым документом по организации

документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году

Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности и организации

работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях

(объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций,

сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее

благоприятных условий для применения технических средств и современных

технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы

аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации

органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража,

учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые

средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования

управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации

и автоматизации работы с документами, организации службы документационного

обеспечения управления. Раздел “Документирование управленческой

деятельности” содержит положения, определяющие состав управленческих

документов, основные направления и порядок проведения унификации и

стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов,

включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к

составлению текстов документов. Раздел “Организация работы с документами

устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения,

построения информационно-поисковой системы по документам учреждения,

контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в

ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения

путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству

(документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций

по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и

формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие

применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по

делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Наряду с термином “делопроизводство” в последние годы употребляется и

синонимической ему термин “документационное обеспечение управления”.

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы

делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию,

ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с

документами средств вычислительной техники и современных информационных

технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и

использования информации в управлении. Таким образом, термин

“документационное обеспечение управления” как бы подчеркивает информационно-

технологическую составляющую в современной организации делопроизводства[9].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на

материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать. носитель - это материальный объект, используемый для

закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда

результат технических достижений эпохи. в древности в качестве

материального носителя для создания документов использовали различные

материалы.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным

носителем документной информации является бумага. Наряду с бумагой сейчас

широко используются и новые носители - магнитные - лента, диски,

позволяющие использовать для документирования технические, в том числе

автоматизированные средства.

Понятие “делопроизводство” базируется на понятии

“документирование”[14]. Под документированием понимается запись (фиксация)

информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге

или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование

всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми

нормативными актами или выработанными традицией.

Важное значение при документировании имеют средства документирования

- орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны,

диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

- средства автоматизации - компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются

способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-,

фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при

этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих

правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -

свойство официального документа, сообщаемое ему действующим

законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным

порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов

оформления документа (наименование автора документа. гриф утверждения,

печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-

распорядительной (административной) документации зафиксированы в

государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы

документации. система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов”). Государственным стандартом установлен

не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность

их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их

расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также

регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного

составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и

схему (модель) их расположения на документе.

В обществе документы являются основными носителями управленческой,

научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Документы носители первичной информации, именно в документах информация

фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других

источников информации книг, газет, журналов и др., содержащих

переработанную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее

сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее

многократное использование, возможность обращаться к информации спустя

много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во

времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и

документы — носители ретроспективной информации.

Среди функций документа выделяются общие и специальные (рис.2.1.1.).

К общим функциям документа относятся:

. информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо

необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого

документа;

. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку

любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между

отдельными элементами общественной структуры, в частности между

учреждениями;

. культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных

традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах

документов, например в научно-технической документации находит отражение

уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией

наделены так называемые управленческие документы (плановые документы,

отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые

для реализации целей управления;

. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых

норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные

и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых

норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию

на время (например, для использования в качестве судебного доказательства

это может быть любой документ);

. функция исторического источника: документ выступает в качестве источника

исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только

часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после

того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на

хранение в архив.

[pic]

Рис. 2.1.1. Функции документов

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая

делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с

документами.

Организация работы с документами предполагает организацию

документооборота учреждения, хранение документов и их использование в

текущей деятельности учреждения.

[pic]

Рис. 2.1.2. Организация работы с документами

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных

процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их

создания или поступления и до завершения исполнения или отправки[14]. В

целях рациональной организации документооборота все документы

распределяются по документопотокам:

. регистрируемые и нерегистрируемые документы;

. входящие, исходящие и внутренние документы;

. документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или

документы, направляемые в или поступающие из подведомственных

организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих

определенное целевое назначение в процессе документооборота[14].

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом

документооборота понимается количество документов, поступивших в

организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как

правило года[14]. Объем документооборота - важный показатель, используемый

в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы

делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6