определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом

выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные

результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству

корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной

системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание

выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми,

материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов

документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности

разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех

учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления

документов государственной статистической отчетности установлен Положением

о порядке предоставления государственной статистической отчетности в

Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа

1992 г № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются

министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти,

выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы

ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и

предприятий, например Центральный банк Российской Федерации,

Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство

финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и

отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого

управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для

учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность

представляется в установленные сроки соответствующим территориальным

органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной,

квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы

представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия

документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в

каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов,

заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей

организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами

структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства

данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или

справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям

деятельности организации: о результатах функциональной деятельности

подразделений и в целом — организации, о результатах научно-

исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о

результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении

отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

2.3. Организация работы с документами

2.3.1. Нормирование оформления документов

Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения

делопроизводства при действующей системе формирования состава документов

являлось бы создание соответствующего норматива по оформлению элементной

базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств

и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой

документов.

Естественная унификация документов на протяжении развития

государственности в России и шла этим путем. Создание системы

государственных стандартов на документацию, проводившееся в условиях

ведомственной разобщенности и недостаточной координирующей роли органов

стандартизации, стало причиной, с одной стороны, явной дублетности

нормативных положений, с другой — некоторой фрагментарности, неполноты

нормативных требований по оформлению документов.

Требования к составу реквизитов и их оформлению

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов

определяются двумя государственными стандартами на управленческую

документацию: ГОСТ 6.10.4—84 "Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,

создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, ГОСТ

6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению

формуляра-образца”, ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Эти нормативы устанавливают состав реквизитов, придающих документной

записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными.

При подготовке и оформлении документов используют следующие

реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11,

13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Государственная система документационного обеспечения управления по

самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности м организации

работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях

(объединениях), в учреждениях и общественных организациях' без всяких

уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к

оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность

управленческой документации. А учитывая типовой характер этих требований и

их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю

документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные

реквизиты, установленные ГСДОУ.

Рассмотрение состава реквизитов и требований по их оформлению

проводится в привязке к современным требованиям, уточненным в

подготовленной Росархивом в 1993 г. на базе ГСДОУ Типовой инструкции по

ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Состав этих министерств не ограничен, им предоставлено право разрабатывать

индивидуальные отраслевые нормативы, но не противоречащие названной выше

типовой инструкции, так как оформленные с соблюдением всех требований

реквизиты документов и правильно составленный текст не только придают

документам юридическую силу, но свидетельствуют также о высокой деловой

квалификации готовивших их специалистов и их общей культуре.

Треюования к оформлению документов указаны в Приложении № 2.

2.3.2 Организация документооборота

Установление порядка движения документов или управление документацией

организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение

необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею

потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

. организацию документооборота;

. создание информационно-поисковых систем по документам;

. контроль их исполнения;

. подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или

создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на

хранение.

Документооборот в организациях осуществляется в виде потоков

документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации

(руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и

пунктами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро,

копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки

документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения,

конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются

документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой

корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют

документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы —

потоки внутренней документации.

По определению "Движение документов с момента их получения или

создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение"

образует документооборот. Соответственно масштабам движения документов

можно выделить документооборот конкретного должностного лица,

структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в

целом.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные

положения. Общие требования к документам и службам документационного

обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в

качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и

соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к

структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе

неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что

система организации документооборота не поддается самостоятельному

регулированию и нормированию. ГСДОУ требует закрепления порядка движения

документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой

делопроизводства и утверждаемых руководством организаций. В подобные схемы

должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки

документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки

прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы разрабатываются

для различных категорий документов: входящих, исходящих, внутренних,

приказов по личному составу и по основной деятельности и т.д. В эти схемы

включаются, как правило, этапы создания документов от момента написания

черновика. В случае утверждения схем движения документов руководством

организации они приобретают нормативную силу.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно

разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного

обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не

вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично

сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкретном случае,' поступающая

по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и

обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы,

работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела

и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации должна

передаваться этому должностному лицу. Ему же должны передаваться и

документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в

командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационно-

поисковой системы и учета.

Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной

обработки. При необходимости сотрудник, принимающий информацию,

расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов

и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно»,

«Вручить немедленно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных

по проводной связи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой

обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять

производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше

поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных

работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в

их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена

правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная

корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена

адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота

присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к

документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо

серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов

сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который

присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения

и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен

вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция,

имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная

общественным организациям.

При вскрытии корреспонденции обязательно сохраняются конверты в

случаях, если:

. дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или

получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные,

исковые и другие документы);

. корреспонденция личного характера, а на конверте (упаковке) отсутствует

отметка "лично";

. на документе вообще отсутствует дата его создания;

. дата документа или дата его регистрации с точки зрения особенностей

работы или сложившейся практики существенно отличны от даты получения

документа;

. адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

В том случае, если документы передаются на рассмотрение руководства,

они должны быть возвращены секретарю для регистрации и последующей передачи

их исполнителям.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток

с момента поступления в организацию.

Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя

другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок

передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации.

.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ

должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение "в дело"

документ и все относящиеся к нему материалы должны направляться тогда,

когда работа над документом завершена полностью и сотрудник считает его

исполненным.

При передаче документа руководителю на подпись к нему следует

прилагать материалы, на основании которых он готовился.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп,

включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при

необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются

арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм,

при большом их количестве, — в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют

нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные

номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части

внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп

ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с

сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов

на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе

документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка

(возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на

первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по

усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении

устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее

присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе

делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать

правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6