специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и

подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа

исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными

для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим

федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются

администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных

образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются

вопросов социального и экономического развития и благоустройства

территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило,

осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы

могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для

планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме

годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в

форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов

выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и

существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении

коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность

также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые

планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы

учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и

совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие

информационные и аналитические материалы, поступающие от других

подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением

квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются

вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее

руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов

утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее

организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов,

руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных

документов.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование

деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию

поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей

деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того,

насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят

результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на

совершенствование организационной структуры учреждения, характера,

содержания, средств и способов осуществления основной (производственной)

деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми,

материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по

системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от

вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным

подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость

объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к

нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически

властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких

предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов

разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом

являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица

или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение

конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы

делятся на:

1. правовые акты, действующие на федеральном уровне, — акты, издаваемые

Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации,

органами федеральной исполнительной власти;

2. правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, -

краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-

Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных

образований;

3. правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми

органами федеральной исполнительной власти);

4. правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,

предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной

исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных

актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан

Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной

власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов

исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки

ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета

Министров — Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых

актов и иных решений вышестоящих органов;

. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной

деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими

органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все

распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в

условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного

принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе

решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием,

советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и

эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной

проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство,

представительные органы и правительства субъектов федерации и органов

местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии

министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по

своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика

заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный,

а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации

имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного

органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам

управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие

решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную

ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного

принятия решений действуют федеральные министерства, администрации

субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы

исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм

(генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель

правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их

руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно

узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности

организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и

некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и

решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания,

распоряжения.

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической

документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе

и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом

положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но

важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-

аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-

правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат

поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как

распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать

определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения,

позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это

документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к

руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к

заместителю руководителя организации или руководителю организации, от

подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности

справочно-информационных документов, например переписка, используются для

реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях

соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих

документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов

можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические

документы.

[pic]

Рис. 2.2.1. Справочная документация

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает

переписка - обобщенное название различных по содержанию документов,

выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена

между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном

массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка

занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс,

факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой

информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и

электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный

характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и

типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления,

соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения,

подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

. письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и

подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках

предоставленной им компетенции;

. письма должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок,

исправлений;

. независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным,

официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью,

полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью

изложения;

. содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в

необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только

в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями

(телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о

результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6