Любое санкционированное или несанкционированное обраще ние к информации должно регистрироваться, (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользова телями программное обеспечение с целью обнаружения неутверж- денных или необычных программ. Применение персоналом неут- вержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно авто матически стираться.

Закончив работу на ПЭВМ, сотрудник обязан:

перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);

стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;

проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу ДИОД;

блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы ДИОД в карточке учета изданного документа.

В службе ДИОД должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнитных носителей ДИОД.

Работа с электронной ДИОД разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.

7.3. Размножение ДИОД и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя структурного подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе ДИОД за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из ДИОД делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.

Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденциальной документации и при необходимости в кабинетах руководителей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану.

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководства структурного подразделения, подготовившего эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

8. Экспедиционная обработка и рассылка ДИОД

8.1. Разрешением на отправку исходящей ДИОД является под писание первым руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.

Рассылка тиражированной ДИОД осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров ДИОД.

8.2. В процессе экспедиционной обработки отправляемых ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

исключить возможность тайного вскрытия и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с ДИОД;

подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;

исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

8.3. Конвертование и отправка ДИОД осуществляется сотруд ником службы ДИОД. Отравка документов лично исполнителями не допускается.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т.е. производится их двойное пакетирование- На внутреннем пакете указываются: гриф доступа, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка "Лично". Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать "Для пакетов или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные сведения на него не выносятся.

Пакеты с ДИОД пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

8.4. При передаче пакетов с ДИОД адресатам курьерами (нароч ными) организации двойное конвертование, как правило, не при меняется. Все необходимые отметки делаются на одном светоне проницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.

Доставка документов через представителей других организаций производится на основании доверенности-

Пересылка ДИОД по каналам факсимильной или иной оперативной связи, электронной почты не допускается. В исключительных случаях разрешается пересыпать ДИОД по указанным каналам связи при условии шифровки текста документа.

Если в ДИОД сведения, относящиеся к Компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия этих организаций.

9. Группировка исполненных документов в дела. Учет в храпение дел. Номенклатура дел

9.1. ДИОД после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

В исключительных случаях ДИОД в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Дела формируются централизованно в службе ДИОД, которая осуществляет их текущее и архивное хранение.

9.2. В случаях, когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (распоряжения, постановления, приказы, инструкции, отчеты, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, но являющимися ДИОД, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с ДИОД добавляете" отметка ограничения доступа. При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в службе открытого (несекретного) делопроизводства. Например:

Индексы дел Заголовки дел

01-1 приказы по основной деятельности

01-1ДСП тоже

08-98 Переписка об аренде помещений

08-98КФД то же

9.3. При включении документа ДИОД в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает соответствующий гриф ограничения доступа и данное уточнение вносится в номенклатуру дел.

Если в деятельности структурного подразделения организации образуется небольшое количество ДИОД, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется: "Материалы ДИОД". Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Дела с несекретными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачивается информация ограниченного доступа, должны быть отнесены к категории дел ограниченного доступа. На обложках этих дел также проставляется соответствующий гриф ограничения доступа. Данные уточнения вносятся в номенклатуру дел.

На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

Раздельно с различиями по доступу хранится электронная ДИОД и несекретная (открытая) документация в памяти ПЭВМ.

В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются визами исполнителей (или контролирующего лица) и сотрудника службы ДИОД. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.

В небольших организациях ДИОД при поступлении или изъятии могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.

9.4. Учет дел ДИОД.

Основной формой учета дел ДИОД является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.

Номенклатура дел, предназначенных для систематизации ДИОД, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа ограничения доступа и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленной (изданной) ДИОД. После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на списочном учете (раздел 5). %-

Дела и издания ДИОД выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в журнале или карточке (автоматизированной картотеке) учета выдаваемых дел и изданий.

9.5. Снятие грифа ограничения доступа с дел.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации.

Решение вопроса о снятии грифа ограничения доступа с дел возлагается на создаваемую в установленном порядке экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включаются сотрудники службы ДИОД, представители службы открытого (несекретного) делопроизводства, ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководством организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф ограничения доступа снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.

10. Организация проведения совещаний и переговоров с использованием информации ограниченного доступа

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения из ДИОД, именуются конфиденци альными. Разрешение на проведение таких совещаний и перегово ров (далее -- совещание) с приглашением представителей других организаций дает руководитель организации. Решение руководите ля о предстоящем совещании доводится до сведения руководителя службы ДИОД и руководителя службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудни ком службы ДИОД в карточке учета в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, руководителем организации, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязатель ным предварительным согласованием с руководителем службы ДИОД. По факту проведения таких совещаний в службе ДИОД заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмот ренных вопросов, принятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе сотрудников организации.

Доступ сотрудников на любые совещания, в том числе и конфиденциальные, осуществляется на основе действующей в орга низации разрешительной системы. Приглашение на такие совеща ния лиц, не являющихся сотрудниками организации, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в об суждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается.

Ответственность за обеспечение защиты ДИОД и соблюде ние секретности в ходе подготовки и проведения совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Сотрудник служ бы ДИОД оказывает помощь руководителям и совместно со служ бой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возмож ных организационных и технических каналов утечки информации. Подготовку конфиденциального совещания осуществляет органи зующий его руководитель с привлечением сотрудников, допущенных к работе с конкретной ДИОД. Из числа этих сотрудников назначает ся ответственный организатор (например, ответственный секретарь коллегии), планирующий и координирующий выполнение подгото вительных мероприятий и проведение самого совещания.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38