Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

· Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

· Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

· Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

· Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

· Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

· Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

20 Автоматизированная система «Дело - кадры»: состав, назначение, реализуемые задачи

«КАДРЫ» - это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.

Система «КАДРЫ» позволяет автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

· организационно-штатной структуры;

· картотеки личных карточек;

· картотеки командировок;

· приказов по личному составу;

· табелей учёта рабочего времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

· в однопользовательском варианте (на одном компьютере);

· в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Система «КАДРЫ», основанная на современных реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям решать множество традиционно сложных проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др., динамично изменять штатное расписание.

Система «КАДРЫ» предоставляет пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Поиск необходимой информации в системе осуществляется более чем по 100 реквизитам личной карточки (ЛК) работника.

Эргономичный интерфейс системы позволяет существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Эффективные функции автоматизированного заполнения полей, склонение ФИО, предопределение окладов, расчёт надбавок по установленным на предприятии формулам и т. п. сокращают долю рутинных операций. Интуитивно-понятная организация форм ввода, а также подробная документация, написанная доступным языком, делают освоение системы быстрым и не утомительным процессом.

Несмотря на простоту в использовании, программа кадрового учета «КАДРЫ» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб крупных предприятий и организаций. Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

· перечнем доступных организаций;

· перечнем доступных подразделений в этих организациях;

· разделами личной карточки (так, сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу - например, к финансовой информации или сведениям о воинском учёте);

· функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчётов, ведение командировок, приказов и проч.).

21 Текстовые форматы электронных документов, используемые в ДОУ

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.п. Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание

прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка

в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты

нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст управленческого документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

22 Современные открытые форматы электронных документов (ODF, OOXML)

OpenDocument Format (ODF, сокращённое от OASIS Open Document Format for Office Application -- открытый формат документов для офисных приложений) -- открытый формат файлов документов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчёты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300.

Стандарт был совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, включая DOC, XLS и PPT (форматы используемые в Microsoft Office 97--2007), а также формату Microsoft Office Open XML.

Office Open XML (OOXML, DOCX[1], проект ISO/IEC IS 29500:2008) -- серия форматов файлов для хранения электронных документов пакетов офисных приложений -- в частности, Microsoft Office. Формат представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные, которые могут быть сериализованы с применением защищённых патентами двоичных форматов, спецификации которых были опубликованы Microsoft для пользователей OOXML на условиях Microsoft Open Specification Promise (англ.).

Первоначально формат создавался как замена прежнему двоичному формату документов, который использовали приложения Microsoft Office вплоть до версии Office 2003 включительно. В 2006 году формат Office Open XML был объявлен свободным и открытым форматом Ecma International. Он является форматом по умолчанию для приложений Microsoft Office 2007.

23 Форматы хранения электронных документов

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

требований по обеспечению аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 -- 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 -- 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 -- 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R -- оптические диски с однократной записью информации.

24 Критерии оценки и выбора фирм-разработчиков программных продуктов в сфере ДОУ

Выбор программного продукта сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.

Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.

При этом основными критериями являются:

- введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с

документами в единой сети;

- объединение потоков электронных документов организации;

- использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

- введение общих справочников-классификаторов ( таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов ит. п.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25